ZUGFeRD4Excel – Einfach E-Rechnungen aus Excel drucken

👉 ZUGFeRD4Excel – Jetzt mit KI: E-Rechnungen einfach aus Excel drucken!

Sie schreiben Ihre Rechnungen ganz klassisch in Word oder Excel? Kein Problem! Mit unserem neuen 7-PDF Invoice Extractor (KI Service) 🤖 verwandeln Sie Ihre PDF-Rechnungen aus Word, Excel oder anderen Altsystemen/Programmen in nur wenigen Sekunden in eine gültige E-Rechnung im PDF ZUGFeRD Format – ganz ohne ERP-System.

Dank unseres intelligenten, KI-gestützten Online-Service erkennt der 7-PDF Invoice Extractor automatisch alle relevanten Rechnungsdaten – vom Rechnungssteller über die Einzelpositionen bis hin zu Steuersätzen und Bruttosummen. Für eine zuverlässige und normkonforme Verarbeitung ist Voraussetzung, dass das Layout und der Textfluss maschinenlesbar und formal korrekt gemäß DIN EN 16931 gestaltet sind. Sobald Ihre Rechnungsdaten diesen formalen Anforderungen entsprechen, entsteht auf Knopfdruck daraus ein normkonformes PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei gemäß DIN EN 16931.

✔ Wie komme ich am Schnellsten zur PDF ZUGFeRD E-Rechnung?

Entweder Sie verwenden die nachfolgenden Einrichtungsschritte zum Aufbau eines PDF Druckworkflows aus Excel um direkt aus dem Exceldruck klassisch Ihre Rechnungen in PDF ZUGFeRD E-Rechnungen "drucken" zu können, oder falls die PDF Rechnung schon vorliegt können Sie diese PDF-Rechungen mit 7-PDF Attach Extract and Remove direkt via Drag & Drop / OneClick in ZUGFeRD-konforme E-Rechnungen umwandeln. Alternativ sogar ganz ohne Softwareinstallation – direkt online über unser ZUGFeRD Online Portal.

🖨️ Druckworkflow und Einrichtungsschritte: Was wird benötigt?

Download: 📥 7-PDF Printer Professional (Zur Erzeugung des PDF/A-3b Formats)
Download: 📥 7-PDF Attach Extract and Remove (Erzeugen/Anfügen des KI-ZUGFeRD XMLs)
Download optional: 📥 7-PDF E-Rechnung Validator (Validierung der PDF ZUGFeRD)
Alternativ, nutzen Sie einfach unser 🌐 Online Portal https://konverter.zugferd-rechnungen.de

Bitte vorhandene PDF-Rechnungen nicht nochmals über einen PDF Viewer auf den hier aufgezeigten Druckworkflow ausgeben. Das kann die Textstruktur zerstören (Raster/Binärisierung) und die Erkennung verschlechtern. Wandeln Sie solche Dateien stattdessen direkt mit 7-PDF Attach Extract and Remove in eine ZUGFeRD-konforme E-Rechnung um.

💡 WICHTIG: Für die eindeutige Erkennung der Belegart in der E-Rechnung muss der exakte Begriff „Rechnung“ (bzw. „Schlussrechnung“ oder „Gutschrift“) – idealerweise am Dokumentanfang – klar und sichtbar in den Rechnungsdaten stehen. Bezeichnungen wie „Honorarabrechnung“, „Kostennote“, „Beratungsleistungen“ o. Ä. gelten nicht als GoBD konforme Rechnung und werden nicht als solche verarbeitet.

🧾 Schritt-für-Schritt: So funktioniert’s

Dazu benötigen Sie zuerst 7-PDF Printer als Professional Edition, um PDF/A-3b zu erzeugen. Video zur Installation hier.
Installieren Sie zudem 7-PDF Attach Extract and Remove, Version 2.0 oder höher, das wir für die Erzeugung und normkonformen Anfügen des von unserer KI erzeugten ZUGFeRD XMLs benötigen.
Wichtig: Starten Sie das Programm 7-PDF Attach Extract and Remove unmittelbar nach der Installation. Setzen Sie im Reiter „Datenschutz“ das Häkchen für die Nutzung des KI Extraktors!

Danach bitte das Programm schließen, damit die Einstellung gespeichert wird!
Öffnen Sie die Optionen des PDF Druckers über das Windows Startmenü.

Legen Sie einen Optionensatz „7-PDF Invoice Extractor“ an. Dies ist lediglich ein benutzerdefinierter Name zur Speicherung Ihrer Konfiguration. Achten Sie darauf, die Einstellung nicht für andere Benutzer freizugeben! Wichtig: Jetzt aktivieren Sie unter „Dokument“ noch das Format PDF/A-3.

Deaktivieren Sie unter „Aktionen“ die automatische PDF-Anzeige nach dem Druck:

Unter „Ausführen“ fügen Sie folgenden Befehl ein (nur bei erfolgreichem Druck):

!"C:\Program Files (x86)\7-PDF\7-PDF Attach Extract And Remove Files\InvoiceExtractor.exe" "%1" ""

Erklärung: %1 wird automatisch mit dem Pfad zur erzeugten PDF-Rechnung ersetzt. Das leere zweite Argument kann mit einem API-Token befüllt werden. Für Freirechnungskontingente bleibt es leer. ⚠️ Achtung: Fenstermodus auf "Ausgeblendet" setzen nicht vergessen!

Speichern Sie alle Einstellungen mit „Anwenden“ und „OK“.
Nutzen Sie gern unsere 📥 Demorechnung, oder Ihre eigene Vorlage – wichtig ist nur, dass alle Rechnungsdaten (USt-ID, IBAN, etc.) enthalten sind.
Jetzt einfach Ihre Rechnung aus Word, Excel oder ERP an den 7-PDF Printer senden, OptionSet „Invoice Extractor“ wählen und speichern.

Nach dem Druck startet der Extractor automatisch. Die folgende Erfolgsmeldung zeigt an, dass die ZUGFeRD-Rechnung erfolgreich erzeugt wurde:

⏳ Hinweis: Die Umwandlung zur ZUGFeRD E-Rechnung kann – je nach Rechnungsumfang – einige Sekunden bis mehrere Minuten dauern. Anschließend erscheint automatisch eine Bestätigung. Bitte etwas Geduld!

⛔ Bitte vorhandene PDF-Rechnungen nicht nochmals über einen PDF Viewer wie Acrobat Reader etc. auf den hier aufgezeigten Druckworkflow ausgeben! Das kann die Textstruktur zerstören (Raster/Binärisierung) und die Erkennung verschlechtern. Wandeln Sie solche Dateien stattdessen direkt mit 7-PDF Attach Extract and Remove in eine ZUGFeRD-konforme E-Rechnung um.

Last but not least öffnet sich nach einem Klick auf den Dialog-Button "OK" der Standard PDF Viewer mit dem gerade erzeugten ZUGFeRD PDF. Der Aufruf erfolgt innerhalb der InvoiceExtractor.exe EXE Datei, und nicht über 7-PDF Printer selbst (hatten wir deaktiviert).

💡 Tipp: Kein Viewer-Aufruf gewünscht? Verwenden Sie den Parameter -noviewer.
```
!"C:\Program Files (x86)\7-PDF\7-PDF Attach Extract And Remove Files\InvoiceExtractor.exe" "%1" "" -noviewer
```
✅ Das Ergebnis

Im Acrobat Reader sehen Sie die PDF-Datei mit eingebettetem factur-x.xml. Fertig ist Ihre valide ZUGFeRD-Rechnung.

Für den Fall, dass Sie keine Erfolgsmeldung erhalten:

👉 Vermeiden Sie es, unvollständige oder ungeeignete Dokumente hochzuladen. Bitte verwenden Sie für erste anonyme, unverbindliche Tests ausschließlich unsere kostenlose Musterechnung.

💡 Nur vollständige und valide Rechnungen können erfolgreich verarbeitet werden.
Wenn keine Erfolgsmeldung erscheint, fehlen der Rechnung meist Pflichtangaben (z. B. Positionen, in sich korrekt berechnete Rechnungsbeträge, IBAN, USt-ID, Steuernummer, usw.), oder das Freikontingent wurde bereits aufgebraucht. Es gilt wie überall in der IT das "Shit In, Shit Out" (SISO) Prinzip! 😊

Tipp: Für weitere Informationen, worauf Sie bei der Erstellung eines PDF-Rechnungsdokuments für eine valide ZUGFeRD-Ausgabe achten sollten, besuchen Sie gerne unsere FAQ-Seite zum 7-PDF Invoice Extractor.
In den meisten Fällen liegt die Ursache nicht an unserem Service, sondern an den bereitgestellten Rechnungsdaten.

Für zeitlich unbegrenzten Zugriff empfehlen wir den Erwerb eines API-Tokens und dessen Einbindung in ...InvoiceExtractor.exe" "%1" "XYZ...".

🔍 Und wie prüfe ich das E-Rechnungsergebnis?

Jede über unseren 7-PDF Invoice Extractor erstellte Rechnung sollte vor einer Weitergabe an Dritte inhaltlich, schematisch und strukturell nach DIN EN 16931 geprüft werden! Dafür stellen wir Ihnen unseren 7-PDF E-Rechung Validator zur Verfügung. Mit dieser Software können Sie eine visuelle Ansicht der E-Rechnungsdaten in einem für Menschen lesbaren Format aufrufen (E-Rechnung Viewer) und sich zudem einen Prüfungsbericht anzeigen lassen, ob die erzeugte E-Rechnung den formalen Vorgaben des E-Rechnungsformats entspricht.

PDF E-Rechnung Validator Benutzeroberfläche

📌 Schnellstart

Die Validierung einer E-Rechnung ist denkbar einfach:

Öffnen Sie den 7-PDF E-Invoice Validator.
Ziehen Sie eine E-Rechnung (.pdf oder .xml) per Drag & Drop in das Programmfenster.
Alternativ können Sie über die Schaltfäche "..." eine Datei auswählen.
Klicken Sie auf "E-Rechnung jetzt prüfen!", um die Prüfung zu starten.

Hinweis: Sie können auch einen anderen Validator Ihrer Wahl verwenden, wichtig ist nur das Sie die E-Rechnung prüfen!!

📢 Hinweis: Unser PDF Rechnung zu PDF ZUGFeRD - Service richtet sich an kleinere Unternehmen, Einzelunternehmer, Freiberufler und Dienstleister mit manuellem Rechnungslauf. Eine KI-gestützte Aufbereitung ist kein Ersatz für ein ERP-System und kann im Einzelfall abweichen. Bitte prüfen Sie jede erzeugte E-Rechnung vor der Weitergabe inhaltlich und schematisch (empfohlen: Vier-Augen-Prinzip). Für vollständig automatisierte Abläufe empfehlen wir ein modernes ERP-/WaWi-System.

Automatisierung: Eine technische Automatisierung (z. B. per FastAPI, CLI) ist technisch möglich, setzt aber zwingend einen automatischen Validierungsweg voraus: XSD-/EN 16931-Schemaprüfung und inhaltliche Plausibilitätsprüfungen gegen Ihre Datenbasis (z. B. Abgleich von Summen, Steuersätzen, Käufer/Verkäufer-IDs, Leitweg-ID, IBAN/BIC, Bestell-/Referenznummern). Ohne gesicherte Prüfketten ist von einem blinden, automatischen Versand an Dritte abzuraten. Es gilt: Der KI-Dienst kann Fehler machen; für erzeugtes ZUGFeRD XML übernehmen wir keine Haftung!

🎯 Fazit

ZUGFeRD4Excel wird ab sofort als moderne, KI-basierte Lösung mit PDF-Druck aus Excel gedacht. Sie brauchen keine Makros, kein VBScript, keine Registry-Tricks – einfach drucken und fertig! Die ideale Lösung für Selbstständige, Freiberufler, Kleinbetriebe und alle, die Rechnungen aus gängigen Office-Tools erstellen.

💶 Preise? - Aktuelles Sonderangebot jetzt nutzen!

🛒 7-PDF Attach Extract and Remove Vollversion ab 41,18 € (netto) inkl. 25 Freirechnungsläufe über den KI Dienst 7-PDF Invoice Extractor (PDF -> ZUGFeRD PDF Konvertierung).
Mit PDF/A-3 Druckworkflow empfehlen wir 🛒 7-PDF Printer Professional – ab 63 € (netto).
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💡 ZUGFeRD XML – Best Practices für robuste Gültigkeit

Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungsdaten und Preisberechnungen korrekt (negative Rechnungsbeträge (!) sind unzulässig nach DIN EN 16931) und Ihre Rechnungsvorlagen (z. B. aus Word oder Excel) die IBAN, BIC sowie Ihre USt-Id. (VAT ID) bzw. W-IdNr. im Format DE123456789 (ohne Leerzeichen) enthalten. In Ausnahmefällen ist die Verwendung Ihrer Steuernummer (gemäß Kleinunternehmerregelung) zulässig. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass die USt-ID des Käufers auf der Rechnung ausgewiesen wird, wie es ZUGFeRD erfordert. Diese Daten und Angaben sind Voraussetzung für ein valides ZUGFeRD-XML und den Vorsteuerabzug. Sie werden einer Plausibilitätsprüfung unterzogen, und nur ausgespielt, wenn diese erfolgreich ist. Ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung statt validem XML. Falls Sie noch keine USt-Id./W-IdNr. besitzen, wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Finanzamt.

Hinweis: Bitte stellen Sie sicher, dass bei umsatzsteuerfreien Rechnungen – etwa im Rahmen des innergemeinschaftlichen Handels innerhalb der EU – ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung enthalten ist, der Begriffe wie steuerfrei oder besser Reverse Charge verwendet. Nur so kann im ZUGFeRD-XML der erforderliche Grund für die Steuerbefreiung korrekt angegeben werden.

Wichtig: Vermeiden Sie es, diese Angaben nur als Grafik im Header oder Footer Ihrer Vorlage zu platzieren! Unser OCR kann solche Informationen nicht immer zuverlässig erkennen – insbesondere dann nicht, wenn die Bildqualität im übermittelten PDF-Dokument unzureichend ist. Stellen Sie daher sicher, dass diese Daten als maschinell lesbarer Text direkt im Rechnungsdokument enthalten sind.

✅ Prüfen Sie Ihre E-Rechnungen vor der Weitergabe visuell und strukturell mit unserem 7-PDF E-Rechnung Validator, oder binden Sie die Validierung direkt in den Druckprozess mit ein.

🚨 Hinweis zu Datenschutz & Sicherheit

🔒 Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (SSL)
❌ Keine Speicherung: Ihre Rechnungsdaten werden nach Verarbeitung sofort gelöscht
🇩🇪 Infrastruktur und KI-Services laufen auf Servern in Deutschland
🏢 Als deutsches Einzelunternehmen stehen wir persönlich für Qualität, Datenschutz und Verlässlichkeit ein.

🎁 Geschenkt: 35 kostenlose Freirechnungsläufe – Einfach starten!

✅ Schon mit der kostenlosen Testversion von 7-PDF Attach Extract and Remove erhalten Sie 10 kostenlose Testläufe zur Umwandlung von PDF-Rechnungen in elektronische ZUGFeRD PDF/A-3 Rechnungen – ganz ohne Lizenz und völlig risikofrei.

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🔐 Mit Ihrem Lizenzkey können Sie sich jederzeit beim KI-Service 7-PDF Invoice Extractor anmelden. Über den 👉 Token-Login behalten Sie den Überblick über Ihr Freikontingent 📊 und die bisherigen Verarbeitungen.

🔄 Nach Verbrauch Ihres Kontingents haben Sie die Möglichkeit, 💳 einen API-Token für unbegrenzte Nutzung zu erwerben – flexibel, transparent, monatlich kündbar.

🖨️ Tipp: PDF/A-3 Erstellung mit 7-PDF Printer Professional

Für die Umwandlung in eine normkonforme ZUGFeRD E-Rechnung ist das Ausgangsdokument als PDF/A-3b erforderlich. Nutzen Sie dazu unsere empfohlene Lösung 7-PDF Printer Professional, um Ihre PDF-Rechnungen einfach durch Druck in PDF/A zu überführen.

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📘 Hinweis zu steuerlichen Sonderfällen (Deutschland)

Der 7-PDF Invoice Extractor unterstützt automatisiert das Reverse-Charge-Verfahren bei innergemeinschaftlichen B2B-Rechnungen gemäß § 13b UStG (z. B. bei Kunden in der EU mit gültiger USt-ID).

Rechnungen mit nationalen Reverse-Charge-Ausnahmen (z. B. Bauleistungen oder Metallhandel nach § 13b UStG Anlage 4 UStG) werden ebenso wie Rechnungen im Rahmen der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG unterstützt!