ZUGFeRD4Excel – Einfach E-Rechnungen aus Excel drucken / PDF Drucker

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ZUGFeRD4Excel – Einfach E-Rechnungen aus Excel drucken

ZUGFeRD4Excel ist ein Setup (FREEWARE) das benötigte 7-PDF Komponenten auf ihrem System vollautomatisch so installiert und einrichtet das Sie direkt über eine "Panelanwendung" mit Hilfe einer von uns erstellten Musterrechnung E-Rechnungen in XRechnung und ZUGFeRD PDF erzeugen können!

Mit dem konfigurierten ZUGFeRD4Excel Komponenten, und Dank einer intelligenten und kostenlosen Makro-Integration für Excel, können Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige mühelos elektronische Rechnungen direkt aus Microsoft Excel im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format erstellen. Dabei wird das benötigte Rechnungs-XML automatisch mit dem generierten PDF/A (Langzeitarchivierungsformat) verknüpft.

Unser kostenloses Freeware-Tool vereinfacht so den gesamten Workflow und stellt sicher, dass alle relevanten Standards der EU-Richtlinie DIN EN 16931 eingehalten werden.

Wie erstellt ZUGFeRD4Excel aus Excel eine E-Rechnung konkret?

Durch 7-PDF Printer wird eine rechtskonforme PDF/A-3b-Rechnung erstellt, während das 7-PDF Attach Extract and Remove Tool das korrespondierende XML aus Excel als XML PDF Anhang konform integriert. Zur abschließenden Validierung wird die Rechnung mit dem 7-PDF E-Rechnung Validator geprüft.

Hauptfunktionen von ZUGFeRD4Excel

• ✅ Automatische PDF-Erzeugung: Rechnungsdaten aus einer Excel-Vorlage übernehmen und per Knopfdruck eine normgerechte ZUGFeRD- oder XRechnung als PDF/A-3b erstellen.
• ✅ Vollautomatische XML-Anhang-Verknüpfung: Das passende Rechnungs-XML wird durch VBScript-Makros über die Rechnungsnummer (Belegnummer) ermittelt und automatisch mit der PDF verknüpft.
• ✅ Kompatibilität mit ZUGFeRD und XRechnung: Unterstützung der Standards ZUGFeRD 2.1.1 und XRechnung nach DIN EN 16931.
• ✅ Automatische Validierung der E-Rechnung: Prüfung der erzeugten Rechnung mit dem 7-PDF E-Invoice Validator zur Sicherstellung der gesetzlichen Vorschriften.
• ✅ Kinderleichte Installation: Die Freeware-Setup-Datei installiert automatisch alle benötigten Programme:
  • 📌 7-PDF Printer (für die PDF/A-3b-Erstellung)
  • 📌 7-PDF Attach Extract and Remove Tool (zum Anhängen des XML an das PDF)
  • 📌 7-PDF E-Rechnung Validator (zur Validierung der finalen E-Rechnung)

So funktioniert ZUGFeRD4Excel

1. Excel-Rechnung erstellen: Eine Rechnung wird in Microsoft Excel mit der integrierten ZUGFeRD4Excel-Vorlage erstellt.
2. E-Rechnung als PDF/A-3b generieren: Mit einem Klick auf den Button "Print ZUGFeRD" bzw. "Print XRechnung" im "ZUGFeRD4Excel Panel", startet das Makro den 7-PDF Printer, der eine standardkonforme PDF/A-3b-Datei erzeugt.
3. XML automatisch an PDF anhängen: Die Makros suchen anhand der Rechnungsnummer das passende XML-Format (ZUGFeRD oder XRechnung) und hängen es an das generierte PDF an.
4. Validierung der E-Rechnung: Zur Sicherstellung der Rechtskonformität wird die Datei mit dem 7-PDF E-Invoice Validator geprüft.

Fazit: Die einfachste Lösung für E-Rechnungen aus Excel!

Mit ZUGFeRD4Excel gelingt die Erstellung von E-Rechnungen (ZUGFeRD & XRechnung) direkt aus Excel kinderleicht. Unternehmen sparen wertvolle Zeit und stellen sicher, dass ihre Rechnungen den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dank der integrierten Automatisierung und der kostenlosen Bereitstellung ist ZUGFeRD4Excel die perfekte Lösung für alle, die eine einfache und effiziente Möglichkeit zur Erstellung von elektronischen Rechnungen suchen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

• ❓ Welche Excel-Versionen werden unterstützt?
  ✅ ZUGFeRD4Excel funktioniert mit Microsoft Excel 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 und Office 365.
• ❓ Ist die Nutzung wirklich kostenlos?
  ✅ Ja! ZUGFeRD4Excel ist komplett kostenlos und als Freeware verfügbar. Für die zusätzlichen Softwarekomponenten ist ein Lizenzkauf aber nötig!
• ❓ Muss ich technische Kenntnisse haben?
  ✅ Nein, das Setup installiert alle Komponenten automatisch, sodass keine manuellen Anpassungen nötig sind.
• ❓ Ist die generierte PDF/XRechnung rechtssicher?
  ✅ Ja, ZUGFeRD4Excel erzeugt gesetzeskonforme E-Rechnungen nach DIN EN 16931. Für spezielle Geschäftsprozesse allerdings kann eine Lösung wie ZUGFeRD4Excel kein ERP/WAWI System ersetzen. Die mitgelieferte Musterrechnung und das E-Rechnung XML bilden nur eine einfache Einzelrechnung mit USt-Steuer 19%, und für Stückgut ab. Dinge wie Rabatte, Positionsrabatte, Innergemeinschaftliche Lieferungen, Zoll, Positionen mit unterschiedlichen UST-Steuersätzen, usw. sind nicht abgebildet. Sie müssen also schauen ob unsere kostenlose FREEWARE Lösung zu Ihren Geschäftsprozess passt. Ansonsten empfehlen wir generell die Nutzung eines Warenwirtschaftssystems. Wer ab und an aber nur eine einfache E-Rechnung schreiben muss, für den könnte ZUGFeRD4Excel eine kostengünstige Option sein!
• ❓ Was bedeutet "einfache" E-Rechnung?
  ✅ Die E-Rechnung die wir aus der Excel-Musterrechnung erstellen können sind "normale" Einzelrechnungen, für die meisten Kleinunternehmer, Freiberufer und Selbstständige sollte das ausreichen.
• ❓ Wie kann ich mehrere Rechnungspositionen abbilden?
  ✅ Wechseln Sie in die Mappe "MoreInvoicePositions" und fügen Sie weitere Positionen über die Panel-Schaltfläche "New position under Map MoreInvoicePositions" hinzu.
• ❓ Kann ich die Musterrechnung auf mein CI anpassen?
  ✅ Natürlich. Heben Sie gegebenenfalls einfach den Blattschutz über "Überprüfen" -> "Blattschutz aufheben" auf. Machen Sie sich vor Modifikationen ein Backup der Excelvorlage. Sie finden sie unter: C:\Program Files (x86)\7-PDF\7-PDF ZUGFeRD4Excel im Standard-Installationsverzeichnis.

⚡ Hinweise bei individueller Anpassung an CI & Co.

📢 Tipp: Erstellen Sie eine Kopie von Musterrechnung.xlsx und nutzen Sie diese, um sich mit den Feldern und Abläufen vertraut zu machen. Erstellen Sie dann, auf Grundlage einer weiteren Musterrechnung.xlsx Kopie, ihre eigene Excelvorlage für E-Rechnungen und legen Sie produktiv los!

💡 Wichtige Hinweise: Sie können den Blattschutz in Excel entfernen und dann alle Daten wie Firmenanschrift, Telefonnummer, IBAN, Logo etc. auf Ihr Unternehmen ändern. Ändern Sie aber wenn möglich keine Zeilen- und Spaltenhöhen bzw. Breiten. Sie sollten es auch tunlichst vermeiden Spalten oder Zellen zu löschen, da sonst ZUGFeRD4Excel die gesamten Zellbezüge verliert. Bleiben Sie wenn möglich auch bei der Schriftart "Arial". Denn eine andere Schrift kann es nötig machen den bereits fixierten Druckbereich neu definieren zu müssen. Es sei denn, Sie kennen sich gut in Excel aus. Vergessen Sie nicht Ihre UStId in den entsprechenden Textblock im Fussbereich des Dokuments zu erfassen. Die UStId wird für valide E-Rechnungen von Ihnen, und vom Käufer benötigt! Bitte nutzen Sie ausschließlich diese Syntax: DE123456789 (also ohne Leerzeichen).

Nutzen Sie für ihre Rechnungsnummer nur die Syntax [YYYY-MM-NNNN] (also z.B. 2025-02-0134 oder 2025-02-6785 etc.) denn nur so ist es unserem 7-PDF Printer möglich über einen Regulären Ausdruck die aktuell zu druckende Rechnungsnummer aus den Druckdaten zu ermitteln, um dann das passende E-RechnungsXML an das PDF/A3 Dokument konform anfügen zu können. Danke!

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