FAQ

Dieser Fehler kommt recht selten vor, aber in diesem Falle stellen Sie bitte den Konvertierungsmodus des PDF zu Word Konverters von der Standardeinstellung Automatischer Konvertierungsmodus (Default) auf einen benutzerdefinierten Modus um!

Am Besten verwenden Sie in diesem Falle die Benutzerdefinierte Konvertierung mit Tabs. Nach der Umstellung des Konvertierungsmodus, versuchen Sie es bitte erneut mit der PDF nach Word Umwandlung.

Gegebenenfalls sollten Sie im Tab Profi - Einstellungen weitere Einstellungsoptionen vornehmen, falls es erneut zu einem Problem kommt. Sie können versuchen die Extraktionsoptionen weiter zu spezifizieren, um damit den inkompatiblen Inhalt (für MS Word) von der Konvertierung auszuschließen.

Dieser Fehler tritt dann auf, wenn PDF to Word Converter versucht, nach einer erfolgreichen Konvertierung automatisch Word, OpenOffice oder Libreoffice zu öffnen aber diese schon geöffnet ist.

Eventuell blockiert die geöffnete Textverarbeitungssoftware sogar die Erzeugung der gerade konvertierten Worddatei. Sie sollten also bei diesem Fehler darauf achten, das Word & Co. nicht gestartet sind. Versuchen Sie es dann noch einmal. Damit sollte das Problem behoben sein.

Stellen Sie den Konvertierungsmodus in diesem Falle auf "Dokument umformatieren (Reflow)" ein und versuchen Sie es erneut.

Meist liegt der Fehler nicht bei 7-PDF2Word wenn das Layout nicht an Word sauber übertragen wurde. Meist ist die PDF-Datei selbst das Problem, enthält Fehler, ist defekt usw.

Wir haben für dieses Problem unsere PDF Drucker Software 7-PDF Printer um eine automatischen Reparatur- und Optimierungsroutine erweitert, der PDF Dokumente beim erneuten Ausdruck nach PDF (über Acrobat Reader oder andere PDF Viewer) automatisch repariert.

Das so neu erzeugte Datei kann dann meistens mit 7-PDF2Word gewandelt werden, ohne das das Layout zerschossen wird.

Vermutlich enthielt ihre ursprüngliche PDF - Datei nur Bildinformationen. Also Bilder die in ein PDF gespeichert wurden. Ein gutes Beispiel hierfür wäre ein PDF das von einem Faxgerät oder Scanner erzeugt wurde. Diese Geräte "fotografieren" den Inhalt eines ausgedruckten Papiers nur ab und speichern es als PDF-Datei aber ohne den Inhalt wirklich in plattformunabhängige, vektorisierte Digitalinformationen in Form einer "echten" PDF-Datei abzuspeichern. Und genau diesen Inhalt erhalten Sie in Word. Also ein Bild das im PDF-Dokument lag. Da Word aber keine Grafikanwendung ist kann man diese Bilddaten nicht weiterbearbeiten.

Sie können mit 7-PDF2Word keine editierbaren Worddokumente erzeugen, wenn eine der folgenden Bedingungen vorliegt:

• Das PDF wurde von einem Scanner* erzeugt
• Das PDF ist ein Formular

*Nochmals der Hinweis: Ein ScanPDF bettet eine Grafik/Bild in ein PDF. Daher wird nur das Bild von 7-PDF2Word nach MS Word, OpenOffice oder LibreOffice übertragen. Für die inhaltliche Bearbeitung von Bilddaten benötigen Sie eine spezielle Grafik- oder OCR Software.

Ja. Wenn der Drucker durch einen Administrator erfolgreich installiert wurde, sollten alle Benutzer des Servers darauf drucken und PDF-Dokumente erzeugen können.

Wenn Sie, normalerweise in Microsoft Word, Links im Dokument hinterlegen dann wird nur der reine Text in das erzeugte PDF gedruckt.

Um das zu vermeiden müssen Sie den Linktext mit einer Internetadresse oder eMail-Adresse im ursprünglichen Word-Dokument versehen. So kann beispielsweise ein klickbarer Hyperlink im PDF von Acrobat Reader erkannt, und bläulich unterstrichen angezeigt werden.

Alle Editionen von Microsoft Windows ab Version 7, 8, 8.x, 10, 11 sowie Microsoft Windows Server 2012 bis 2022.

Ja. Der PDF Drucker arbeitet auf beiden Systemvarianten, ob 32 oder 64Bit Betriebssystem. Das Installationsprogramm ermittelt automatisch ob Ihr Betriebssystem ein 32 oder 64Bit System ist, und installiert jeweils den dafür passenden 32 oder 64Bit Druckertreiber.

Ja es sind im Downloadbereich MSI Packages für eine GPO gestützte Installation des PDF Druckers verfügbar.

Dieser Fehler tritt unter Microroft Windows Vista auf wenn Sie eine defekte Treibercache-Datei haben. Löschen Sie in diesem Falle die Datei C:\Windows\inf\INFCACHE.1 und starten Sie das Installationsprogramm danach erneut.

Einfach das aktuellste Installationsprogramm über die gerade aktuell installierte alte Version installieren.

Die Lizenz ist eine license.xml Datei die ganz einfach durch Kopieren in das Installationsverzeichnis des PDF Druckers installiert wird. Das Installationsverzeichnis des Druckers ist daran zu erkennen, dass es die gui.exe Programmdatei enthält. Eine detaillierte Installationsanleitung finden sie in der Dokumentation zum PDF Drucker.

Diese Ansicht-Anpassung der Druckerauflistung von Microsoft begann mit Windows 7. Es gibt eine Problemumgehung für dieses Phänomen von Microsoft: http://support.microsoft.com/kb/2015694

Ja. Es werden viele beschriebene Parameter vom Installationsprogramm unterstützt mit denen eine vollautomatische PDF Drucker Installation durchgeführt werden kann.

Es besteht keine Notwendigkeit für eine Testlizenz. Die Version, die Sie herunterladen können, hat bereits alle Funktionen. Nichts ist blockiert, weil Sie keine Lizenz haben. Sie können das Produkt einfach herunterladen und alles testen, bevor Sie sich entscheiden zu kaufen.

Wir haben ein Exceldokument mit allen Texten des Programms. Sie können diese Datei anfordern und uns helfen, das Programm in Ihre Sprache zu übersetzen.

Unterstützt werden folgende PDF Versionen: 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6 und 1.7.

Der Drucker unterstützt die folgenden Formate: Letter, Ledger, Legal, A3, A4, A5, 11x17, Note, A2, A6, LetterSmall, A0, A1, A4Small, A7, A8, A9, A10, ISO B0, ISO B1, ISO B2, ISO B3, ISO B4, ISO B5, ISO B6, JIS B0, JIS B1, JIS B2, JIS B3, JIS B4, JIS B5, JIS , 6, C0, C1, C2, C3, C4, C5, C6, ARCHE, ARCHD, ARCHC, ARCHB, ARCHA, ARCHE1, ARCHE1 Half, FLSA, FLSE, HalfLetter, PA4.

Sie können Ihre eigene Papiergröße definieren, wenn keines der aufgelisteten Formate Ihren Anforderungen entspricht.

Ja. Sie können den Dateinamen im Optionsdialogfeld festlegen. Der Optionsdialog befindet sich im Startmenü Ihres Computers.

Öffnen Sie den Optionsdialog über das Startmenü und ändern Sie die Option Dateiname in <personal> \ <smarttitle> .pdf. Das <personal> Makro bezieht sich auf den Ordner "Eigene Dateien". Dort finden Sie auch die Option den zuletzt gewählten Speicherort und können diese bei Bedarf aktivieren/deaktivieren.

Die schnelle Antwort ist nein. Das Problem ist, dass der PDF Drucker nur einen Druckauftrag erhält, der von der Druckanwendung generiert wird. Ein Druckauftrag enthält keine Informationen, die ihn mit dem Originaldokument verknüpfen.

Wasserzeichen werden unter dem von Ihnen erstellten Druck platziert. Einige Programme wie Internet Explorer drucken einen weißen Hintergrund, anstatt den Hintergrund transparent zu lassen. Der weiße Hintergrund blockiert die Sicht auf das Wasserzeichen. Andere Programme wie Microsoft Word lassen den Hintergrund transparent und Sie können das Wasserzeichen sehen.

Der PDF Drucker bietet dafür die Einstellung extracttext, welche die Druckdaten extrahiert und dann über den VBScript Eventhandler und einer Macro-Programmierung auslesbar macht. Besitzen sie keine Programmierkenntnisse, können sie auch unsere Standardlösung 7-PDF Mailer PlugIn dafür verwenden. Das PlugIn erweitert den Funktionsumfang des PDF Druckers dahingehend das umfänglich Steuerzeichen verarbeitet werden können, und die Erkennung automatisch erfolgt. Weitere Informationen und Downloadmöglichkeit finden sie auf dieser Seite!

Viele Nutzer fragen uns:

„Was genau brauche ich, um aus meinen Rechnungen elektronische ZUGFeRD-Dokumente zu machen – ohne gleich mein System umstellen zu müssen?“

Deshalb hier die wichtigsten Punkte kompakt:

✅ Typischer Anwendungsfall

• Rechnungen lokal z. B. mit Word/Excel/LibreOffice, oder auch mit Crystal Reports, oder aus ERP-Systemen "wie immer" erstellen
• Die erstellte Rechnung wird in eine ZUGFeRD-konforme PDF/A-3-Dateien überführt indem Sie diese einfach auf unseren PDF Drucker 7-PDF Printer ausdrucken
• PDF Rechnung wird zur Erzeugung des ZUGFeRD XMLs danach an unseren KI gestützten 7-PDF Invoice Extractor übertragen
• 7-PDF Attach Extract and Remove fügt das vom KI Service erzeugte ZUGFeRD XML konform an die zuvor gedruckte PDF/A3 Rechnung an.
• Das alles in einem Drucklauf, fertig! Also so wie immer...ohne teure Spezialmodule fürs ERP, oder wie Sie es immer gemacht haben - mit Excel/Word oder LibreOffice

Das funktioniert mit unseren Komponenten größtenteils lokal – der KI-Dienst "7-PDF Invoice Extractor" läuft DSGVO-konform auf Servern in Deutschland. Die Einrichtung ist in wenigen Minuten erledigt und lauffähig. Die Kurzanleitung haben wir für Sie direkt hier verlinkt. Sie können also direkt loslegen - ohne Ihr bisheriges System umstellen oder kostenintensiv erweitern zu müssen!

🧠 Welche Komponenten brauche ich?

🎁 Start mit Freiläufen

• 10 kostenlose Testläufe in der Testversion von Attach Extract & Remove
• 25 weitere Freiläufe nach Erwerb der Vollversion
• Abo erst erforderlich, wenn Freiläufe aufgebraucht sind

Über den persönlichen Token-Login im 7-PDF Invoice Extractor behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Verarbeitungen.

🛒 Cross-Selling-Tipp

1. Zuerst das Abo für den Invoice Extractor in den Warenkorb legen
2. Danach erscheint das „10 % sparen“-Symbol bei weiteren Produkten
3. Einfach anklicken – z. B. Attach Tool + Printer gibt’s dann ab 93,76 € netto

📦 Beispielhafte Einstiegskosten

✅ Fazit

Mit dieser Kombination erhalten Sie eine kompakte, im Großen und Ganzen lokal nutzbare, flexible Drucklösung zur Erstellung von PDF ZUGFeRD-konformen E-Rechnungen aus nahezu jeder Anwendung – mit klarer Lizenzstruktur, niedrigen Einstiegskosten und voller Datenkontrolle.

Testen Sie die Lösung mit Ihren eigenen Rechnungen – genau dafür sind die Freiläufe da.

🌐 Sie arbeiten lieber direkt im Browser?

Wenn Sie eher der Online-Portal-Typ sind, können Sie Ihren API Token des 7-PDF Invoice Extractors auch direkt in unserem Webportal nutzen: https://konverter.zugferd-rechnungen.de

Das funktioniert ganz ohne Installation von Windows-Programmen – ideal, wenn Sie mit Mac, Linux, Tablet oder sogar nur einem Smartphone arbeiten.

Preisvorteil: Der Einstieg via Onlineportal ist bereits mit monatlich € 3,90 (netto) höchst attraktiv.

Das Programm dient zum Anhängen, Extrahieren und Entfernen von Dateianhängen in PDF-Dokumenten. Es ist ideal für die Bearbeitung von PDF/A-3 Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard geeignet. Die Nutzung ist sowohl über die Oberfläche (GUI) als auch per Kommandozeile (CLI) möglich.

Im Zusammenspiel mit unserem KI gestützten Services 7-PDF Invoice Extractor fungiert das Programm, neben diesen eigenständigen Funktionen, auch als KI-Client. Es kommuniziert bei der Umwandlung von PDF Rechnungen in das E-Rechnungsformat ZUGFeRD PDF direkt mit dem 7-PDF Invoice Extractor, und ist dabei für das normkonforme Anfügen des wichtigen ZUGFeRD XMLs des KI Services massgebend!

Ja, ab Version 2.0! Über den Reiter "PDF-Rechnung in PDF ZUGFeRD" kann eine normale PDF-Rechnung mithilfe unseres 7-PDF Invoice Extractors automatisch analysiert und in eine ZUGFeRD-konforme E-Rechnung umgewandelt werden. Die KI erkennt alle relevanten Daten und erzeugt eine XML-Datei nach EN 16931, die dann in die PDF eingebettet wird. Auch gescannte PDF Rechnungen werden durch eine OCR Erkennung ausgelesen und unterstützt!

Leider nein, es werden nur PDF Rechnungen im Hochformat unterstützt! Vorzugsweise im DIN A4 Format.

Der 7-PDF Invoice Extractor, welchen wir zur Umwandlung von PDF Rechnungen in E-Rechnungen (ZUGFeRD) nutzen, erwartet immer nur eine Rechnung je Konvertierungslauf. Teilen Sie ggf. das Sammelrechnungsdokument mit 7-PDF Split & Merge so das jede PDF Datei nur eine Rechnung enthält.

Nein. Ein ZUGFeRD PDF Dokument können wir nur erzeugen wenn die PDF Rechnungsdatei auch nur die Rechnung an sich enthält. Anleitungen, rechnungsbezogene Dokumente, AGBs und dergleichen sollten als sogenannte PDF Attachments an die erzeugte PDF ZUGFeRD E-Rechnung im nachhinein beigefügt werden, aber nicht bereits Bestandteil der Rechnungsdaten sein! Nutzen Sie unser Tool 7-PDF Attach Extract and Remove, damit können Sie beliebige Dokumente an die erzeugte PDF ZUGFeRD E-Rechnung anfügen die "rechungsrelevant" sind. Der Rechnungsempfänger kann diese via Klammersymbol in der Acrobat Reader Werkzeugleiste komfortabel nach Erhalt aufrufen und sogar GoBD konform als PDF/A Dokument in seinem DMS langzeit archivieren, und damit den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Nur wenn Ihre PDF-Rechnung noch nicht im PDF/A-3 Format vorliegt. In diesem Fall benötigen Sie unseren 7-PDF Printer Professional, um die PDF korrekt vorzubereiten. Dies ist z. B. bei ERP-Druckjobs oder bei der Ausgabe aus Word/Excel erforderlich – insbesondere, wenn Briefpapiere oder Logos eingebettet werden sollen.

Nach der PDF-Erstellung per 7-PDF Printer (im PDF/A-3 Format) wird automatisch 7-PDF Attach Extract and Remove aufgerufen. Dort erfolgt die Analyse und ZUGFeRD-XML-Erstellung über den integrierten Invoice Extractor. Die Integration basiert auf einem einfachen Druckworkflow und einem Kommandozeilenaufruf mit Übergabeparametern.

Zur Step-by-Step Anleitung & Integration

Das Programm ist lauffähig ab Windows 7 SP1 (32/64 Bit) und kompatibel mit Windows 10, 11 sowie allen gängigen Server-Versionen. Es ist sofort startklar und benötigt keine zusätzliche PDF-Software.

Für die Nutzung von 7-PDF Attach Extract and Remove ist eine gültige Einzel- oder Volumenlizenz notwendig (Named-User-Modell). Der 7-PDF Invoice Extractor ist vollständig integriert – inkl. 25 Freiumwandlungen.

Für größere Rechnungsvolumen oder dauerhafte Nutzung empfehlen wir ein monatlich kündbares API-Abo mit Token.

Wenn Sie ZUGFeRD-Rechnungen im Druckworkflow erzeugen möchten, benötigen Sie zusätzlich eine 7-PDF Printer Professional Lizenz. Zur strukturellen Prüfung empfehlen wir den 7-PDF E-Rechnung Validator.

Ja. Damit ZUGFeRD-konforme Empfängersysteme (z. B. bei Behörden oder Buchhaltungssoftware) das XML korrekt erkennen, muss die eingebettete Datei den Namen factur-x.xml tragen. Das Tool übernimmt dies automatisch.

Nutzen Sie dazu unseren 7-PDF E-Rechnung Validator. Damit prüfen Sie die ZUGFeRD-Konformität nach EN 16931 – inklusive Syntax, Struktur und Pflichtangaben.

Sollte die von 7-PDF Invoice Extractor erzeugte E-Rechnung bzw. das ZUGFeRD XML nicht valide sein, prüfen Sie die Meldungen des Validators. Meist fehlen nach einer visuellen Kontrolle über unseren Validator nur Pflichtinformationen auf Ihrer Rechnung. Nur ein Beispiel: Die UStId Ihres Käufers bei steuerfreier Rechnungslegung fehlt in Ihren Rechnungsdaten. Die UStId des Käufers ist im ZUGFeRD Format und für steuerfrei ausgestellte Rechnungen aber eine Pflichtangabe!

Generell sollten Sie immer vor Weitergabe der ZUGFeRD PDF Rechnung mit unserem 7-PDF E-RECHNUNG Validator eine visuelle, inhaltliche und strukturell schematische Endprüfung durchführen.

In einem sogenannten „hybriden“ ZUGFeRD-PDF besteht die Rechnung aus zwei Teilen:

• Dem für Menschen lesbaren PDF-Teil (also das, was Sie beim Öffnen sehen)
• Und dem maschinenlesbaren XML-Teil, eingebettet als Anhang im PDF/A-3-Container

🔍 Wichtig zu wissen: Aus steuerlicher Sicht ist das XML maßgeblich! Der Gesetzgeber (bzw. die Finanzverwaltung) hat klar definiert, dass bei ZUGFeRD-Rechnungen das eingebettete XML die primäre Datenquelle für die maschinelle Weiterverarbeitung ist – z. B. für den Vorsteuerabzug oder für digitale Buchhaltungsprozesse.

Daher ist es essenziell, dass das XML korrekt, vollständig und inhaltlich stimmig zur visuellen PDF-Darstellung ist.

✅ Unser Tipp zur Sicherheit

Mit unserem Tool 7-PDF E-Rechnung Validator können Sie:

• Das ZUGFeRD-XML formell validieren (Format, Pflichtfelder etc.)
• Und das XML für Menschen lesbar visualisieren – also in Klartext anzeigen

💡 So erkennen Sie auf einen Blick, was das Finanzamt sehen würde, wenn es nur das XML auswertet.

🎁 Kostenlos testen – vor dem Kauf

Unser Validator kann 10 Mal vollständig ohne Lizenz getestet werden – genauso wie unsere anderen Programme. Zusätzlich erhalten Sie durch die Freirechnungsläufe beim Attach Tool & Invoice Extractor die Möglichkeit, realistische Rechnungsdokumente vorab zu testen.

Ja! Sie können das Tool per Kommandozeile (-mode "console") mit Parametern wie -usage "attach" oder "generate" steuern und so in PowerShell-, Batch- oder Taskplaner-Skripte einbinden.

In diesem Fall kann der Invoice Extractor entweder kein XML erzeugen oder erzeugt ein unvollständiges. Achten Sie auf Pflichtdaten wie Empfänger, IBAN, USt-ID, Rechnungsdatum und Summen. Der Vorgang wird in solchen Fällen protokolliert.

Öffnen Sie das PDF in einem Viewer (z. B. Adobe Reader) und prüfen Sie die Datei-Eigenschaften. Dort finden Sie unter „Standards“ ggf. den Hinweis auf „PDF/A-3b“. Alternativ prüfen Sie mit dem 7-PDF E-Rechnung Validator.

Ja. Nutzen Sie dazu unsere Kommandozeilenschnittstelle oder ein Powershell-/Batch-Skript. So lassen sich komplette Verzeichnisse automatisiert verarbeiten – ideal für Eingangsrechnungen aus ERP, Mail oder Scanner.

Fertig einsetzbare Beispielscripte (Powershell) finden Sie recht weit unten auf der Dokumentationsseite im Abschnitt 🔌 API-Zugriff via FastAPI & CURL!

Der verwendete API Token ist entweder abgelaufen (z. B. durch Kündigung des Abos) oder nicht korrekt. Prüfen Sie Ihr Abo oder melden Sie sich mit Ihrem Token unter https://generator.7-pdf.de/login an, um Status und Restvolumen zu sehen.

Ja. Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt per HTTPS (SSL/TLS) an unsere Server in Deutschland. Es findet keinerlei ungesicherte Kommunikation statt.

Unsere KI-basierte Analyseplattform wurde vollständig durch uns selbst entwickelt und wird auf eigener Server-Infrastruktur in Deutschland betrieben.

Ihre PDF-Rechnungen sowie alle darin enthaltenen Inhalte werden unmittelbar nach erfolgreicher Verarbeitung gelöscht. Es erfolgt keine Speicherung, Protokollierung oder Weitergabe der Inhalte.

7-PDF ist ein in Deutschland ansässiges Einzelunternehmen unter persönlicher Haftung. Es handelt sich nicht um eine anonyme GmbH oder Ltd. Als Entwickler und Betreiber stehen wir persönlich für Qualität, Sicherheit und Datenschutz ein.

Der 7-PDF Invoice Extractor kann in der Praxis problemlos Rechnungen mit bis zu ca. 80 Seiten verarbeiten. Die Umwandlung besonders umfangreicher Rechnungen mit vielen Positionen benötigt jedoch entsprechend Zeit, da wir zur Einhaltung der Kontextgrenzen unseres optimierten vektorisierten KI-Modells die Eingaben im Hintergrund analysieren, strukturieren und verarbeitungsgerecht vorbereiten. Zusätzlich wird jede KI-Antwort einer umfangreichen Plausibilitätsprüfung unterzogen, was insbesondere bei mehrseitigen Rechnungen zu einer gewissen Verarbeitungsdauer führen kann. Falls eine OCR-Erkennung notwendig ist – beispielsweise, wenn relevante ZUGFeRD-Daten in Kopf- oder Fußgrafiken eingebettet sind – reduziert sich die maximal empfohlene Seitenzahl erfahrungsgemäß auf etwa die Hälfte. Ursache hierfür sind vor allem typische Grenzen der OCR-Technologie, nicht jedoch die Leistungsfähigkeit unseres KI-Systems.

Für optimale Ergebnisse empfehlen wir daher, nach Möglichkeit vektorisierte PDF-Rechnungen zu verwenden. Diese sind nicht nur schneller und präziser auswertbar, sondern auch deutlich kleiner in der Dateigröße.

Sollte der Rechnungstext bestimmte Maximalgrenzen überschreiten, erhalten Sie automatisch eine entsprechende Fehlermeldung. Bitte vermeiden Sie daher das Hochladen von sehr umfangreichen Dokumenten („halbe Bücher“) in einer einzigen Rechnung.

Zusätzliche AGB, Leistungsbeschreibungen oder andere rechnungsbezogene Anhänge können Sie ganz einfach separat an Ihr ZUGFeRD-PDF anfügen. Nutzen Sie dazu unser Tool 7-PDF Attach Extract and Remove. Dafür wurde der E-Rechnungsstandard und unser Service entwickelt – so bleiben Ihre Rechnungen schlank, valide und problemlos verarbeitbar.

Vermeiden Sie unvollständige oder ungeeignete Dokumente. Für erste Tests verwenden Sie am besten unsere kostenlose Musterechnung. Folgen Sie den hier weiter unten aufgeführten FAQs und prüfen Sie ob Ihre aktuelle Rechnung allen ZUGFeRD Anforderungen im aktuell steuerlichen Kontext entspricht.

Problematische PDF Rechnungen - Strukturell nicht vektorisiert!

In manchen Fällen liegt das Problem nicht an der KI‑Erkennung selbst, sondern an der PDF‑Struktur Ihrer Rechnung (auch wenn Sie im Viewer gut aussehen). Wenn die PDF keinen echten, vektorisierten Text enthält (z. B. erzeugt durch Microsoft Print to PDF oder andere einfache PDF‑Drucker), muss der Invoice Extractor auf OCR‑Texterkennung zurückgreifen.

OCR kann jedoch Zahlenwerte fehlerhaft erkennen – aus einer 6 wird dann z. B. eine 8 oder 5. Dadurch schlägt die interne Plausibilitätsprüfung zwischen dem im PDF erkannten Rechnungsbetrag und den errechneten Werten fehl. Das führt dazu, dass die ZUGFeRD‑XML‑Erzeugung abbricht und Sie eine Parser‑Fehlermeldung erhalten.

💡 Unsere Empfehlung:

• Verwenden Sie für die PDF-Erzeugung idealerweise den 7-PDF Printer Professional im ZUGFeRD-Druckworkflow. Drucken Sie Ihre Rechnungen nach Möglichkeit direkt aus der Quellanwendung!
• Der 7-PDF Printer Professional erstellt technisch saubere, vektorisierte PDF/A-3-Dateien, die ohne den Einsatz von OCR weiterverarbeitet werden können.
• Liegt Ihnen bereits eine PDF-Rechnung im Format PDF/A-3b vor – idealerweise nicht erzeugt mit Microsoft Print to PDF – und handelt es sich um ein echtes, vektorisiertes PDF, verwenden Sie zur Umwandlung ausschließlich 7-PDF Attach Extract and Remove. Bitte vermeiden Sie den Umweg über einen PDF-Druck aus einem Viewer wie Adobe Acrobat, da dabei der vektorisierte Rechnungstext zerstört werden kann. In solchen Fällen müsste der 7-PDF Invoice Extractor auf OCR zurückgreifen – mit entsprechend geringerer Zuverlässigkeit.
• Merksatz: Drucken Sie möglichst direkt aus der Anwendung, in der die Rechnung erstellt wurde. Vermeiden Sie Zwischenschritte über andere PDF-Tools oder Viewer. Und falls bereits eine PDF/A-Rechnungsdatei vorliegt, nutzen Sie zur Weiterverarbeitung ausschließlich 7-PDF Attach Extract and Remove.
• So reduzieren Sie Erkennungsfehler auf ein Minimum und verhindern unnötige Parser-Abbrüche bei der ZUGFeRD-PDF-Erstellung.

Alle weiterführenden FAQ Inhalte haben Sie soweit berücksichtigt und trotzdem kommt es zum Fehler? Wenn alle Stricke reißen, warten Sie ein bis zwei Tage da sich unser KI Service ständig weiterentwickelt. Was heute nicht klappt, muss Morgen nicht noch mal scheitern. Und "Last but not leased" - schreiben Sie uns über das Support-Formular. Wir sind für jedes Feedback dankbar!

Individuelle Anpassung für komplexe Rechnungsaufbauten – sichere Konvertierung in ZUGFeRD E-Rechnungen

Unser Konvertierungsdienst verarbeitet konservativ geschätzt aktuell rund 95 % aller in Deutschland gebräuchlichen Rechnungslayouts und Inhalte problemlos zu gültigen und inhaltlich korrekten ZUGFeRD-PDF-E-Rechnungen. Bei besonders komplexen oder stark abweichenden Layouts kann es jedoch in etwa 5 % der Fälle zu Konvertierungsfehlern kommen. Für diese Sonderfälle bieten wir im Enterprise+-Abonnement die Möglichkeit, einen speziell auf Ihr Rechnungslayout zugeschnittenen Konvertierungsdienst bereitzustellen. Hierfür entwickeln und trainieren wir einen individuellen, KI-gestützten Verarbeitungs-Stack, der Ihre Rechnungen zuverlässig in ZUGFeRD-konforme E-Rechnungen umwandelt.

Da dieses Feature inhaltlich und technisch auf Ihre Anforderungen abgestimmt wird, ist es nicht in einem pauschalen Abopreis abbildbar. Die Umsetzung erfolgt individuell in enger Abstimmung mit Ihnen. Bitte stellen Sie hierzu eine Supportanfrage – wir beraten Sie gerne.

Sehr komplexe oder untypisch aufgebaute Rechnungs-Layouts können dazu führen, dass die automatisierte Verarbeitung scheitert – vor allem, wenn Positionen am Seitenende “auseinanderreißen” und die zugehörige Bezeichnung erst auf der Folgeseite nach einem großen Kopfbereich steht.

Empfehlung: Vermeiden Sie, dass eine Positionszeile (Menge/Preis/Summe) zu nah am Seitenende steht und die zugehörige Bezeichnung erst nach einem großen Kopf/Fußbereich auf der Folgeseite folgt. Platzieren Sie zusammengehörige Informationen möglichst auf derselben Seite. Das macht die Rechnung nicht nur für KI gestützte Anwendungen klarer, sondern auch für den Rechnungsempfänger besser lesbar.

Werbung in eigener Sache!

Für besondere Layouts bieten wir im Enterprise+-Abo mit Aufpreis-Option einen Individuellen ZUGFeRD-Service zur passgenauen Anpassung an Ihr Rechnungslayout.

In manchen Rechnungen finden sich anstelle von konkreten Zahlenwerten in den Feldern für Einzelpreis oder Gesamtpreis bestimmte Abkürzungen oder Platzhalter, wie zum Beispiel:

• AP – Alternativposition (nicht zur Abrechnung bestimmt)
• NEP – Nicht ermittelbarer Preis
• n.b. – nicht berechnet
• o.A. – ohne Angabe

Diese Angaben können nicht automatisch als Preis erkannt und daher auch nicht in die Summenberechnung einbezogen werden. In der strukturierten Ausgabe werden solche Positionen:

• aus der automatischen Preisermittlung ausgeschlossen,
• mit einem Hinweis gekennzeichnet (z. B. "AP – kein Preiswert angegeben"),
• und ggf. für eine manuelle Nachbearbeitung markiert.

Unsere Software prüft im Anschluss automatisch die Plausibilität der Gesamtsummen (z. B. ob die Summe aller Positionen mit dem auf der Rechnung angegebenen Gesamtbetrag übereinstimmt). Sind nicht-numerische Preisangaben enthalten, kann diese Prüfung abweichen oder fehlschlagen, ohne dass ein tatsächlicher Fehler vorliegt.

Für bestmögliche Verarbeitung empfehlen wir, in Rechnungen vollständige numerische Preisangaben zu verwenden – insbesondere in den Preisspalten einer Rechnung.

Für eine fehlerfreie Extraktion Ihrer Rechnungsdaten ist es wichtig, dass alle zusätzlichen Beschreibungen, Hinweise oder werbenden Texte erst nach den eigentlichen Rechnungspositionen und Summen im PDF platziert werden.

Werden solche Inhalte vor den Rechnungsdaten eingefügt, kann dies die automatische Erkennung erheblich beeinträchtigen oder zu fehlerhaften Ergebnissen führen.

Achten Sie daher bitte darauf, dass der strukturierte Rechnungsteil immer am Anfang des Dokuments steht und optionale Texte, AGB oder ergänzende Informationen im Anschluss folgen.

Oder fügen Sie rechnungsgehörende Dokumente wie AGB, Leistungsbeschreibungen oder zusätzliche Anhänge ganz einfach mit 7-PDF Attach Extract and Remove Ihrem ZUGFeRD-PDF hinzu – dafür ist das Tool gemacht.

Nur vollständige Rechnungen mit allen Pflichtangaben (Positionen, Beträge, IBAN, USt-ID etc.) können verarbeitet werden. Fehlende Angaben führen zu einer Fehlermeldung.

Wichtig: Eine ZUGFeRD-Rechnung muss alle Pflichtangaben nach EN 16931 enthalten, damit sie steuerlich gültig ist und der 7-PDF Invoice Extractor die Daten fehlerfrei verarbeiten kann.

Fehlen Pflichtfelder oder sind die Angaben unvollständig, erhalten Sie keine valide Ausgabe, sondern eine Fehlermeldung. Konsistente, korrekte Rechnungsdaten sind absolute Voraussetzung. Es gilt das Prinzip: „Shit In, Shit Out“ (SISO).

Eine vollständige ZUGFeRD-Rechnung benötigt mindestens folgende Angaben:

• Rechnungssteller (Verkäufer): Name, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder Steuernummer, IBAN (optional BIC)
• Rechnungsempfänger (Käufer): Name, Anschrift, falls relevant USt-IdNr. (UStId des Käufers zwingend nötig (!) bei Reverse Charge international und auch national laut ZUGFeRD DIN EN 16931)
• Rechnungsdaten: Eindeutige Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum oder Leistungszeitpunkt
• Positionsdaten: Beschreibung der Artikel oder Leistungen, Menge, Mengeneinheit, Einzelpreis netto, Steuerbetrag, Steuersatz, Nettobetrag je Position
• Summen: Nettosumme, Umsatzsteuer je Steuersatz, Gesamtsumme brutto
• Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Skonto oder Zahlungsziel
• Besonderheiten bei Steuerfreiheit: Klarer Hinweis auf den Grund (z. B. „Reverse Charge“ oder „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“)

Zusätzlich erforderlich: Alle Daten sollten als maschinenlesbarer Text im PDF vorhanden sein, nicht nur als Grafik oder Bild. Unser 7-PDF Invoice Extractor unterstützt auch das OCR Verfahren zur Texterkennung das ist aber nicht immer zuverlässig!

Nur wenn sämtliche Pflichtfelder vollständig und plausibel enthalten sind, kann der 7-PDF Invoice Extractor ein valides ZUGFeRD-XML generieren. Wir können uns leider keine Rechnungsdaten ausdenken 😉.

ZUGFeRD-E-Rechnungen sind für den Einsatz im B2B-Bereich konzipiert – und dort wird in der Regel auf Nettobasis fakturiert. Das XML-Schema des Formats basiert daher .

⚠️ Was bedeutet das für Sie?

• Wenn Ihre PDF-Rechnung „bruttobasierend“ aufgebaut ist (z. B. enthält nur Bruttosummen), muss unser Service die Nettowerte rückrechnen
• Diese Rückrechnung kann jedoch Rundungsdifferenzen verursachen, was zu Abweichungen zwischen der PDF-Darstellung und dem XML führt
• Besonders kritisch wird es, wenn keine Umsatzsteuer-ID (VAT-ID) vorhanden ist, sondern nur eine Steuernummer – dann verlangt das XML-Schema zusätzliche Angaben zur Identifikation des Rechnungsstellers

Wir empfehlen daher:

• Rechnungen immer nettobasiert aufzubauen
• Und die USt-IdNr. (VAT-ID) des Rechnungsstellers anzugeben (statt nur der Steuernummer)

ℹ️ Diese Anforderungen sind durch das ZUGFeRD-XML-Schema sowie die aktuellen Regelungen im Rahmen der EU-Initiative ViDA – VAT in the Digital Age vorgegeben.

✅ Unser Hinweis

Bitte klären Sie mit Ihrer Steuerberatung oder Fachabteilung, ob die durch unseren Service erzeugten XML-Daten den steuerlichen Anforderungen in Ihrem konkreten Fall genügen.

⚖️ Haftungsausschluss: Wir übernehmen keine rechtliche Verantwortung für die steuerliche Richtigkeit der erzeugten E-Rechnungen. Nutzen Sie unsere Testläufe und prüfen Sie das Ergebnis vor dem produktiven Einsatz und Weitergabe selbiger gründlich. Hierzu können Sie zur visuellen und inhaltlich- bzw. strukturellen Prüfung unseren 7-PDF E-RECHNUNG VALIDATOR nutzen.

Falls Ihr PDF keine maschinell lesbaren Texte enthält (z. B. bei eingescannten Rechnungen oder reinem Bild-PDF), ist eine Texterkennung (OCR) notwendig. Unser 7-PDF Invoice Extractor versucht in solchen Fällen automatisch, den Text zu erkennen. Eine OCR ist ebenfalls erforderlich, wenn wichtige Angaben (IBAN, USt-ID, Steuernummer) nur als Bild im Briefkopf enthalten sind.

Tipp: Prüfen Sie, ob Sie Text im PDF markieren und kopieren können. Falls nicht, handelt es sich um ein Bild-PDF.

Bei Lieferungen oder Leistungen an Geschäftskunden in anderen EU-Mitgliedsstaaten gilt oft das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG). In diesem Fall wird die Umsatzsteuer vom Leistungsempfänger im Zielland abgeführt.

Wichtige Anforderungen an Rechnungssteller:

• Die Rechnung darf keine deutsche Umsatzsteuer enthalten.
• Es muss ein klarer Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren enthalten sein, z. B.:
  • „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG“
  • „Reverse Charge – VAT reversed“
• Die USt-IdNr. beider Parteien muss angegeben sein (Verkäufer und Käufer).

Beispieltext auf der Rechnung:
„Reverse Charge – Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG.“

Hinweis: Bei korrekter Anwendung darf auf der Rechnung nur der Nettobetrag stehen. Die Steuerpflicht geht auf den Empfänger über.

Bei Lieferungen an Unternehmen in andere EU-Mitgliedsstaaten kann eine sogenannte innergemeinschaftliche Lieferung (IGL) gemäß § 6a UStG vorliegen. In diesem Fall ist die Lieferung unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei.

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

• Die Ware wird physisch in ein anderes EU-Land geliefert (Nachweispflicht!).
• Der Käufer ist Unternehmer in einem anderen EU-Land (Nachweis durch gültige USt-IdNr.).
• Die Rechnung enthält keine Umsatzsteuer (Netto).
• Ein klarer Hinweis auf die Steuerfreiheit gemäß § 6a UStG ist enthalten, z. B.:
  • „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 6a UStG“
  • „Tax-exempt intra-community supply“
• Beide USt-IdNrn. (Verkäufer & Käufer) müssen korrekt mit EU-Länderkürzeln angegeben sein (z. B. DE123456789, FR987654321).

Wichtig für die automatisierte XML-Erzeugung:

• Die Länder von Verkäufer und Käufer müssen unterschiedlich sein – aber beide innerhalb der EU.
• Die USt-IdNrn. müssen unterschiedliche EU-Präfixe haben (z. B. DE vs. FR).
• Der Umsatzsteuerbetrag muss 0,00 € betragen (auch bei allen Einzelpositionen).
• Ein IGL-Hinweis muss im Rechnungstext enthalten sein.

Nur wenn alle oben genannten Kriterien erfüllt sind, kann eine ZUGFeRD-konforme XML-Datei für eine innergemeinschaftliche Lieferung erzeugt werden. Andernfalls erfolgt keine automatische Auszeichnung als IGL und gegebenfalls ein Parser Fehler.

Bei bestimmten Leistungen zwischen Unternehmen in Deutschland – zum Beispiel Bauleistungen, Metalllieferungen oder Schrottlieferungen – gilt das nationale Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG. In diesem Fall schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer.

Wichtige Hinweise für Rechnungssteller:

• Die Rechnung darf keine Umsatzsteuer ausweisen.
• Sie muss einen eindeutigen Hinweis enthalten, z. B.:
  • „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG“
  • „Reverse Charge nach § 13b Umsatzsteuergesetz“
  • „Bauleistungen nach § 13b UStG“
• Die USt-IdNr. beider Parteien muss angegeben sein (Verkäufer und Käufer) laut ZUGFeRD DIN EN 16931 (sonst nicht valides XML).

Beispieltext auf der Rechnung:
„Es handelt sich um eine Bauleistung. Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG.“

Wichtig: Fehlt dieser Hinweis, ist die Rechnung formal nicht korrekt und wird vom System nicht als Reverse-Charge erkannt.

Wenn Sie als Kleinunternehmer nach §19 UStG tätig sind, muss Ihre Rechnung einen klaren Hinweis enthalten, z. B. "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen." Zusätzlich dürfen keine Mehrwertsteuerbeträge angegeben sein. Der 7-PDF Invoice Extractor erkennt diese Angabe automatisch, sofern sie maschinell lesbar im Text enthalten ist.

Wichtig: Auch Kleinunternehmer müssen eine gültige Steuernummer oder USt-IdNr. im Rechnungsdokument angeben.

Für Exporte in Nicht-EU-Länder gilt: Ihre Rechnung muss einen Hinweis enthalten, dass es sich um eine steuerfreie Ausfuhrlieferung handelt, z. B. "Steuerfreie Ausfuhrlieferung gemäß §6 UStG". Außerdem darf kein Mehrwertsteuerbetrag ausgewiesen sein. Der 7-PDF Invoice Extractor prüft diese Angaben automatisch und ordnet die Rechnung korrekt zu.

Ohne einen solchen Textvermerk wird die Steuerbefreiung nicht erkannt.

Ja, der 7-PDF Invoice Extractor unterstützt auch Rechnungen mit SEPA-Lastschrift. Dafür müssen jedoch folgende Angaben in der Rechnung enthalten sein:

• Gläubiger-ID (CreditorReferenceID)
• Mandatsreferenz (DirectDebitMandateID)
• IBAN des Zahlungspflichtigen

Fehlt eine dieser Angaben, wird automatisch auf den Zahlungsweg „Banküberweisung“ gewechselt.

Bei der Erzeugung des ZUGFeRD-XML vergleicht der 7-PDF Invoice Extractor Ihre Rechnungsbeträge mit den berechneten Werten. Stimmen die Summen (z. B. Gesamtbetrag) nicht plausibel überein, wird die Verarbeitung abgebrochen. Dies dient der Sicherheit und der Einhaltung der EN 16931.

Prüfen Sie daher immer: Nettosummen, Steuersätze, Skonti und Gesamtbeträge. Schon kleine Rundungsfehler oder falsche Rabatte können eine Ablehnung verursachen.

Hintergrund: Unsere Anwendung extrahiert die sichtbaren Beträge direkt aus dem PDF und verwendet meist kaufmännisch gerundete Beträge mit zwei Nachkommastellen.

Einige ERP-Systeme speichern intern mehr Nachkommastellen (z. B. 4 oder 6) oder runden generell auf. Dadurch kann es zu kleinen Abweichungen bei der Gesamt- oder Umsatzsteuerberechnung kommen.

Beispiel:

Unsere Logik rundet nach DIN-konformer kaufmännischer Regel – nicht immer identisch zu ERP-Systemen. In der Buchhaltung sind solche Differenzen von wenigen Cent zulässig.

Was kann ich tun, um Abweichungen zu vermeiden?

• Stellen Sie sicher, dass die in der PDF-Rechnung dargestellten Werte mit den tatsächlich in Ihrem ERP gespeicherten Beträgen übereinstimmen.
• Vermeiden Sie „interne“ Rundungen im ERP-System, die nicht auf dem PDF auftauchen – z. B. 4-Nachkommastellen-Preise, die visuell auf zwei gekürzt sind.
• Vermeiden Sie zusätzlich „Aufrundungen auf volle Centbeträge“ im ERP, die dann nicht im PDF stehen – wir runden nach kaufmännischen Regeln (z. B. 1,235 → 1,24 €).

Warum rechnen wir selbst?

Damit das erzeugte ZUGFeRD XML inhaltlich valide ist, müssen alle Summen rechnerisch nachvollziehbar sein – sowohl line_total als auch tax_basis_total und grand_total müssen stimmig sein.

Wenn wir ausschließlich die gerundeten PDF-Werte übernehmen würden, ohne sie anhand der Mengen, Preise und Steuerlogik nachzurechnen, könnte das XML im KoSIT Validator durchfallen (z. B. BR-CO-19, BR-T-14).

Daher berechnen wir sämtliche Summen (inkl. USt) nach, damit das XML rundungsrobust und prüfungssicher ist.

Wenn Positionen auf einer Seite mit Menge und Preis beginnen, aber die Artikelbeschreibung erst auf der Folgeseite erscheint, erkennt unser Parser diesen Zusammenhang automatisch.

Die vollständige Beschreibung wird dann korrekt im JSON übernommen. Voraussetzung ist, dass die Seitenfolge und Positionierungslogik im PDF stabil ist – wie bei standardisierten Layouts aus ERP-Systemen üblich.

Hinweis: Bei gescannten Rechnungen oder PDFs ohne konsistente Struktur kann dies zu Lücken führen.

Grundsätzlich dürfen Rechnungspositionen keinen negativen Betrag haben. Nach EN 16931 sind Abschläge oder Nachlässe ausschließlich als Allowances im Rechnungsfuß auszuweisen, nicht als separate Minus-Position.

Eine Ausnahme bilden kaufmännische Gutschriften, bei denen die Menge negativ angegeben wird. Dabei bleiben Brutto- und Nettopreise positiv. Weitere Informationen finden Sie in der entsprechenden FAQ zur kaufmännischen Gutschrift.

Wichtig: Negative Rechnungspositionen sind nach DIN EN 16931 unzulässig. Prozentuale wie totale Abschläge oder Nachlässe dürfen nicht als Position mit negativem Betrag ausgewiesen werden.

Stattdessen müssen solche Nachlässe im Rechnungsfuß als SpecifiedTradeAllowanceCharge (Gesamtabschlag) deklariert werden.

Ein Beispiel für die Darstellung in der Rechnung:

Im XML werden diese Abschläge als Allowances auf Rechnungsebene abgebildet. Jede Position bleibt positiv, die Abschläge werden separat als Gesamtnachlass eingetragen.

Tipp: Viele Buchhaltungsprogramme stellen dafür separate Felder für Skonto oder globale Abzüge bereit.

Im ZUGFeRD-Format kann eine kaufmännische Gutschrift abgebildet werden. Sie wird technisch als Rechnung mit negativen Beträgen dargestellt. Dabei bleiben sämtliche Rechenlogiken einer normalen Rechnung unverändert erhalten.

Auf der Positionsebene werden Brutto- und Nettopreise sowie eventuelle Zu- oder Abschläge grundsätzlich als positive Werte ausgewiesen. Die Menge der Position wird hingegen negativ angegeben. Durch die Kombination aus negativem Mengenwert und positivem Nettopreis entsteht so automatisch eine negative Positionssumme. Die nachfolgende Abbildung zeigt ein Beispiel.

In der Gesamtsumme auf Dokumentebene ergeben sich dadurch konsequent die korrekten, negativen Beträge. Wichtig ist außerdem, dass im Kopfbereich der Gutschrift dieselben Zahlungsbedingungen wie bei der ursprünglichen Rechnung angegeben werden. Hierbei erscheinen ein negativer Basisbetrag des Zahlungszuschlags („BasisAmount“) sowie ein negativer Skontobetrag („ActualDiscountAmount“).

Wichtig: Damit Rabatte korrekt ins ZUGFeRD-XML übernommen werden, müssen sie eindeutig ausgewiesen sein.

Das System verarbeitet Rabatte auf Positionsebene so:

• Der ursprüngliche Netto-Einzelpreis (Listenpreis) wird als Ausgangswert eingetragen.
• Rabatte erscheinen als AppliedTradeAllowanceCharge innerhalb der Position – nicht als Minus-Position.
• Wenn der Gesamtbetrag (Menge × Preis) bereits rabattiert ist, wird der Rabatt nicht erneut abgezogen.
• Das System prüft automatisch, ob Rabatte plausibel sind. Bei Unstimmigkeiten wird eine Warnung oder Fehlermeldung erzeugt.

Beachten Sie: Negative Beträge in Positionen sind nach EN 16931 nicht zulässig. Nutzen Sie stattdessen immer die Rabattfunktion.

Tipp: Falls Sie unsicher sind, geben Sie den Netto-Listenpreis und den Rabattprozentsatz klar an. So kann das System den korrekten reduzierten Preis automatisch berechnen.

Nur wenn alle Angaben konsistent sind, wird ein valides ZUGFeRD-XML erzeugt.

Wichtig: Wenn Sie als Arzt, Heilpraktiker oder Therapeut tätig sind, können Sie gemäß §4 Nr. 14 UStG Ihre Leistungen umsatzsteuerfrei abrechnen.

Damit der 7-PDF Invoice Extractor Ihre Rechnung korrekt als steuerfreie Heilbehandlung erkennt und das ZUGFeRD XML entsprechend erzeugt, müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein:

• Verkäufer und Käufer haben ihren Sitz in Deutschland.
• Die Rechnung enthält einen klaren Hinweis auf die Steuerfreiheit, z. B.: „Umsatzsteuerfrei nach §4 Nr. 14 UStG“.
• Im Dokument darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen sein.

Das System prüft automatisch, ob alle Voraussetzungen vorliegen. Sind sie erfüllt, wird im XML:

• Ein Steuersatz von 0% deklariert.
• Der CategoryCode E gesetzt (steuerfrei).
• Ihr Hinweistext als ExemptionReason hinterlegt.

Tipp: Wenn der Steuerbefreiungshinweis fehlt oder ungenau ist, wird Ihre Rechnung nicht als steuerfreie Heilbehandlung erkannt. Achten Sie deshalb darauf, die Formulierung korrekt aufzunehmen.

Jede Rechnungsposition enthält eine Mengeneinheit. Diese wird im ZUGFeRD-XML durch einen standardisierten Unit Code nach UN/ECE dargestellt (z. B. H87 für Stück, LS für Pauschale, MIN für Minuten).

Typische Beispiele:

• H87 – Stück (Standard bei Waren)
• LS – Pauschale (z.B. Versandkosten, einmalige Dienstleistung)
• HUR – Stunde (Dienstleistungen nach Zeit)
• MTR – Meter (z.B. Kabel, Leitungen)

Das System erkennt diese Einheiten automatisch anhand der Positionszeilen. Sollte keine eindeutige Einheit erkennbar sein, wird automatisch H87 = Stück als Fallback gesetzt.

Tipp: Prüfen Sie in der Ausgabe, ob die Einheit logisch zur Menge passt (z.B. „10 Meter Kabel“ ⇒ MTR).

Wichtig: Das ZUGFeRD-Format (gemäß DIN EN 16931) erlaubt nur einen fest definierten Satz von Einheiten aus dem internationalen Standard UNECE Rec 20. Nicht alle denkbaren oder branchenspezifischen Einheiten sind zulässig. Beispielsweise werden exotische Codes wie “EA” (Each), “PK” (Pack) oder “PAR” (Pair) in ZUGFeRD nicht akzeptiert.

Manche Lieferanten geben Preise nicht pro Stück an, sondern z. B. „pro 100 Stück“ oder „pro 1.000 Stück“. Das führt leicht zu scheinbar falschen Einzelpreisen.

Beispiel aus der Rechnung:

In diesem Fall teilt das System den angegebenen Preis automatisch durch 100, sodass der unit_price korrekt auf 0,0813 € je Stück gesetzt wird. Nur so stimmt die spätere Rechnungsprüfung.

Merksatz: Wenn Sie Preisabweichungen sehen, prüfen Sie, ob „pro 100 Stück“ oder „pro 1.000 Stück“ angegeben ist – dann wird der Einzelpreis rechnerisch angepasst.

Ja. Wenn Sie Zeit- oder Dienstleistungseinheiten fakturieren (z. B. Arbeitsstunden), sollten Sie in Ihrer Rechnung klar angeben:

• Menge (z.B. 3 Stunden)
• Einheit (z.B. Stunde – HUR)
• Einzelpreis

Das System ordnet dann automatisch die passende Einheit zu und berechnet den korrekten Gesamtpreis.

Beispiel:

Tipp: Prüfen Sie bei Zeitangaben immer, dass die Mengenangabe und die Einheit konsistent sind.

Pauschalbeträge wie Versand, Porto, Verpackung oder einmalige Dienstleistungen werden in der ZUGFeRD-Rechnung immer als eigene Positionen mit der Einheit LS (Pauschale) abgebildet.

Beispielrechnung:

Daraus erzeugt das System zwei Positionen:

• Position 1: Waren (H87 – Stück)
• Position 2: Versandkosten (LS – Pauschale)

Tipp: Bitte geben Sie Versandkosten immer explizit in der Rechnung an. Nur so können sie korrekt ausgewiesen und geprüft werden.

Viele Lieferanten weisen zusätzliche Zuschläge (z. B. Kupferzuschlag, Rohstoffzuschlag, Energiezuschlag) direkt unter den Hauptpositionen aus. Diese Zuschläge werden im ZUGFeRD-XML automatisch als separate surcharges-Einträge zugeordnet.

Beispiel:

Im Ergebnis wird für diese Position ein Zuschlag mit Typ und Betrag dokumentiert. So bleibt die Rechnung transparent und maschinenlesbar.

Merksatz: Zuschläge sind nie eigenständige Positionen, sondern gehören immer direkt zu einer Hauptposition.

Manche Rechnungen enthalten kostenlose Beigaben wie Kataloge, Werbematerial oder Musterartikel. Diese Positionen werden mit dem Preis 0,00 € geführt.

Wichtig: Auch wenn der Betrag 0,00 € ist, muss ein Umsatzsteuersatz angegeben werden. Wenn kein anderer Steuersatz erkennbar ist, wird der Steuersatz der Gesamtrechnung (z. B. 19 % in Deutschland) übernommen.

Beispielposition:
Katalog – Menge: 1 – Einheit: Stück – Einzelpreis: 0,00 € – USt: 19 %

Tipp: Listen Sie kostenlose Artikel immer separat auf, um spätere Rückfragen zu vermeiden.

Manche Rechnungen weisen einen Rabatt explizit mit dem Hinweis „inkl. 25 % Rabatt“ aus. Das bedeutet, der Preis wurde bereits rabattiert.

Beispiel:

In diesem Fall wird kein zusätzlicher Rabattwert mehr eingetragen. Der Einzelpreis bleibt wie angegeben, der Rabatt-Prozentsatz wird mit 0,0 % geführt.

Tipp: Prüfen Sie vor dem Eintrag, ob der Rabatt schon eingerechnet wurde.

Landwirte und forstwirtschaftliche Betriebe dürfen nach § 24 UStG die sogenannte Durchschnittssatzbesteuerung anwenden. Sie regelt, dass anstelle regulärer Umsatzsteuersätze ein pauschalierter Durchschnittssatz für die Umsatzsteuerberechnung gilt.

Wichtige Änderung ab 2025:
Laut Unterrichtung der Bundesregierung (Drucksache 20/11920, hib-Nr. 460/2024) beträgt der Durchschnittssteuersatz für landwirtschaftliche Lieferungen ab dem 01.01.2025 7,8 % (vorher 9,0 %).

Beispiel einer landwirtschaftlichen Rechnung (fiktive Werte):

Nettobetrag: 271,00 €
7,8 % MwSt.: 21,14 €
Gesamtbetrag: 292,14 €

Bei der Verarbeitung mit dem 7-PDF Invoice Extractor gilt:

• Der Steuersatz muss korrekt im PDF-Rechnungstext stehen (z. B. „7,8 % MwSt.“).
• Das ZUGFeRD-XML übernimmt diesen Wert automatisch aus dem erkannten Rechnungsinhalt.
• Fehlt der Steuersatz im PDF oder ist unklar, wird das XML unvollständig oder fehlerhaft.

Wichtig: Bitte prüfen Sie vor der Konvertierung in ZUGFeRD sorgfältig, dass die ausgewiesene Umsatzsteuer und alle Pflichtangaben vollständig und plausibel sind.

Hinweis: Die Durchschnittssatzbesteuerung darf nur angewendet werden, wenn Ihr Betrieb die Voraussetzungen nach § 24 UStG erfüllt. Im Zweifel empfehlen wir, Ihren Steuerberater einzubeziehen.

Der Validator prüft, ob das eingebettete XML-Dokument in einer PDF-Rechnung den formalen Anforderungen gemäß der Norm DIN EN 16931 entspricht. Er unterstützt unter anderem ZUGFeRD und XRechnung Formate. Der Validator erzeugt einen detaillierten Prüfungsbericht und eine für Menschen lesbare visuelle Ansicht der E-Rechnung. So können E-Rechnungen strukturell und inhaltlich geprüft werden.

Der Validator unterstützt ausschließlich Formate und Versionen, die aktuell im steuerlichen Kontext zulässig und technisch geprüft sind. Veraltete Standards werden bewusst nicht mehr akzeptiert.

• XRechnung 3.0.2 (UBL/CII) ✅ unterstützt
• Factur-X 1.0.07 Extended (2.3.1) ✅ unterstützt
• Peppol BIS 3.0.18 ✅ unterstützt
• ZUGFeRD 2.1.x / 2.2.x ✅ noch gültig
• XRechnung 2.0 / 2.1 ❌ nicht mehr gültig
• Sonstige Experimente ❌ nicht zulässig

Wenn ein nicht unterstütztes Format hochgeladen wird, erhalten Sie im Bericht daher ggf. den Hinweis „kein gültiges Prüfszenario verfügbar“. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie aktuelle und freigegebene Rechnungsformate verwenden.

„Passed“ bedeutet, dass das eingebettete XML die Validierung vollständig bestanden hat. Bei „Failed“ wurden strukturelle Fehler erkannt, z. B. fehlende Pflichtfelder oder fehlerhafte Elemente. Die genaue Fehlerbeschreibung wird im Prüfprotokoll angezeigt.

Ja. Über die Kommandozeile (-mode "console") können ganze Ordner automatisiert geprüft werden. Auch eine Einbindung in bestehende Skripte oder Workflows ist möglich.

Ja. Der Validator zeigt an, ob das Dokument dem PDF/A-3-Standard entspricht – dieser ist Voraussetzung für ZUGFeRD- und XRechnung-konforme Rechnungen.

Nein, es erfolgt keine dauerhafte Speicherung. Der 7-PDF E-Rechnung Validator ist ein serverseitiger Service, der aus technischen Gründen (Java/XRechnung-Prüfkomponenten) auf unserer eigenen Infrastruktur in Deutschland betrieben wird.

Die Übertragung Ihrer PDF-Datei erfolgt verschlüsselt via HTTPS (SSL/TLS). Die Prüfung geschieht ausschließlich auf unseren Servern und die Rechnungsdatei wird nach erfolgreicher Analyse automatisiert und vollständig gelöscht.

Der Service wird in persönlicher Haftung durch ein deutsches Einzelunternehmen betrieben. Mehr Informationen im Impressum.

Lesen Sie das Prüfprotokoll sorgfältig. Es enthält konkrete Hinweise zu fehlerhaften oder fehlenden XML-Elementen. Prüfen Sie insbesondere Pflichtfelder, Währungskennungen und die Struktur des XMLs.

Ja. Der E-Rechnung Validator unterstützt die Kommandozeilennutzung (CLI) und lässt sich damit problemlos in Skripte, Massenverarbeitungen oder ERP-Prozesse integrieren.

Sie benötigen eine gültige Einzel- oder Volumenlizenz (Named-User). Die Nutzung ist zeitlich unbegrenzt. Für automatisierte Verarbeitung empfehlen wir Volumenlizenzen oder Firmenpakete.