7-PDF Invoice Extractor – PDF Rechnungen in ZUGFeRD PDF (E-Rechnung) umwandeln

🔄 PDF Rechnungen einfach in ZUGFeRD PDF (E-Rechnung) umwandeln

Mit dem 7-PDF Invoice Extractor können Sie Ihre klassischen PDF-Rechnungen wie gewohnt aus Word und Excel oder auch aus ERP Alt-Systemen und anderen Systemen / Anwendungen (DMS) ohne komplexer Zusatzsoftware in gültige ZUGFeRD E-Rechnungen (DIN EN 16931 konform) umwandeln.

Die Lösung ist vollständig in 7-PDF Attach Extract and Remove integriert. Die Funktion „PDF-Rechnung in PDF ZUGFeRD“ steht Ihnen im gleichnamigen Reiter innerhalb von 7-PDF Attach Extract and Remove zur Verfügung.

Sie benötigen lediglich einen API-Token – keine Installation zusätzlicher Dritthersteller Tools oder Serverkomponenten notwendig.

Integration der Funktionaliäten des 7-PDF Extractors innerhalb der Software

Unser KI-gestützter Analyse-Service läuft auf eigener Serverinfrastruktur in Deutschland und extrahiert automatisch die relevanten Rechnungsdaten wie:

Rechnungssteller und Empfänger (inkl. USt-ID, IBAN, BIC)
Positionsdaten (Menge, Artikelnummer, Preis, USt, Gesamtbetrag)
Rechnungssummen (Netto, Steuer, Brutto)
Zuschläge, Versandkosten, Rabatte
Reverse Charge Support
Optional: Ausgabe als valides ZUGFeRD XML

ZUGFeRD E-Rechnung "einfach" drucken 🖨️ – aus 📝 Word, 📊 Excel oder jedem System!

Sie schreiben Ihre Rechnungen ganz klassisch in Word oder Excel? Kein Problem! Mit unserem neuen 7-PDF Invoice Extractor verwandeln Sie Ihre PDF-Rechnungen aus Word, Excel oder anderen Altsystemen/Programmen in nur wenigen Sekunden in eine gültige E-Rechnung im PDF ZUGFeRD Format – ohne zusätzliche (Neu-) ERP-Systeme oder komplexer Infrastrukturmodernisierung.

Dank intelligenter KI-gestützter Analyse erkennt der 7-PDF Invoice Extractor automatisch alle relevanten Rechnungsdaten – vom Rechnungssteller über die Einzelpositionen bis zu Steuersätzen und Bruttosummen. Auf Knopfdruck wird daraus ein normkonformes PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei nach DIN EN 16931.

✔ Was wird benötigt?

Download: 📥 7-PDF Printer Professional (Zur Erzeugung des PDF/A-3b Formats)
Download: 📥 7-PDF Attach Extract and Remove (Erzeugen/Anfügen des KI-ZUGFeRD XMLs)
Download optional: 📥 7-PDF E-Rechnung Validator (Validierung der PDF ZUGFeRD)

💶 Preise?

Vollversion von 🛒 7-PDF Attach Extract and Remove schon ab 41,18 € (netto) inkl. 25 Freiläufen.
Mit PDF/A-3 Druckworkflow empfehlen wir 🛒 7-PDF Printer Professional – ab 63 € (netto).
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🚀 Und so leicht geht's

Hier die transparente und für Sie nachvollziehbare Step-by-Step Anleitung. In 10 Schritten und wenigen Minuten sind Sie startklar, versprochen!

Los geht's:

Dazu benötigen Sie zuerst 📥 7-PDF Printer als Professional Edition auf Ihrem System. Denn wir brauchen für rechtssichere PDF ZUGFeRD Dokumente das PDF/A3-b Format. Das liefert uns 7-PDF Printer ab der Edition "Professional". Die Installation des PDF Druckers zeigen wir Ihnen in einem Video auf dieser Seite.
Falls noch nicht geschehen, installieren Sie nun noch 📥 7-PDF Attach Extract and Remove. Wir empfehlen die Version 2.0 oder höher. Das Tool benötigen wir zur Einbettung des ZUGFeRD XMLs, zudem ist ab Version 2.0 unser KI gestützter Analyseservice in dieser Software voll integriert. Das passende Setup können Sie direkt hier herunterladen.

WICHTIG: Bitte starten Sie das Programm "7-PDF Attach Extract and Remove" direkt nach der Installation und wechseln Sie in den TAB/Reiter "Datenschutz". Wenn Sie den 7-PDF Invoice Extractor Service nutzen möchten, müssen Sie der Übertragung und Verarbeitung Ihrer Rechnungsdaten zustimmen, ansonsten scheitert die PDF ZUGFeRD Erstellung!

Der nachfolgende Screenshot zeigt den Reiter "Datenschutz" mit dem wichtigen Häckchen!

WICHTIG: Nach dem Setzen des Häckchens das Programm schließen, damit die Datenschutzeinstellung jetzt gespeichert wird!

Als Nächstes öffnen Sie den Optionen Dialog von 7-PDF Printer.

Am Schnellsten geht das über die Windows Suche einfach eintippen...

Legen Sie sich direkt einen OptionSet (Optionensatz) "7-PDF Invoice Extractor" an. Im Grunde ist das nur ein Konfigurationsname, den man später im Druckdialog auswählt und damit automatisch alle Einstellungen läd die wir nun definieren.

⚠️ Hinweis zum korrekten Speichern des neuen Optionensatzes

Bitte legen Sie den Optionensatz ausschließlich für sich selbst als Benutzer an. Beim Speichern erscheint ein Dialog mit der Frage, ob Sie den Optionensatz mit anderen Benutzern teilen möchten. Wählen Sie hier nicht die Option zum Teilen! Andernfalls verliert der PDF-Drucker die Rechte, das ZUGFeRD XML korrekt an die PDF-Dateien anzufügen!

Wir benötigen nun das PDF Format "PDF/A-3b". Dieses Format ist notwendig für E-Rechnungen um diese als langzeitarchivierbare, unveränderbare Dokumente sichern zu können! Sie finden die Einstellung im Reiter "Dokument"!

Als Nächstes müssen wir sicherstellen das kein PDF Viewer unser PDF nach dem PDF Druck läd und das PDF Dokument damit für 7-PDF Attach Extract and Remove blockiert. Daher schalten wir das Anzeigen des PDFs nach der Erstellung des PDF Dokuments im PDF Drucker aus. Die Einstellung ist unter dem Reiter "Aktionen" zu finden.

Kommen wir nun zur "fast" wichtigsten Einstellung, der Einbindung des 7-PDF Attach Extract and Remove Tools in den Drucklauf. Nachdem das PDF/A-Dokument erstellt wurde, übergibt der PDF-Drucker mit diesem Tool die PDF Datei an unseren KI Service 7-PDF Invoice Extractor, der daraus automatisch das benötigte factur-x.xml für die E-Rechnung erzeugt.

Dazu wechseln wir in den Reiter "Ausführen" und setzen "Bei Erfolg ausführen" folgende Befehlszeile in die Textbox:

!"C:\Program Files (x86)\7-PDF\7-PDF Attach Extract And Remove Files\InvoiceExtractor.bat" "%1" ""

Hinweis: Wir gehen davon aus Sie haben den Standard-Installationspfad des Tools nicht geändert. Ansonsten wäre das hier anzupassen...oder über die "..."-Schaltfläche InvoiceExtractor.bat auszuwählen. InvoiceExtractor.bat liegt im Installationspfad des Attach Tools.

Zur Erklärung: Ja, der Befehl fängt mit einem Ausrufezeichen an, das ist wichtig! Der 1. Parameter "%1" wird mit dem Pfad der gedruckten PDF Rechnung automatisch gefüllt und an 7-PDF Attach Extract and Remove übergeben.

Das leere Hochkommapaar "" müsste mit Ihrem API-Token gefüllt werden, den Sie von uns über ein kostenpflichtiges Abonnement erwerben. Für jetzt, reicht unser Freirechnungskontigent aus, daher bleibt der 2. Parameter erst mal so wie er ist - nämlich leer. Den Fenstermodus setzen wir auf "Ausgeblendet". Der Pfad zur Batch Datei InvoiceExtractor.bat ist ebenfalls in Hochkommas eingeschlossen wegen der Leerzeichen im Dateipfad ist das zwingend nötig.

Das Wichtigste! Speichern 😉 über die Schaltfläche "Anwenden" und "OK"!!

Tipp: Wir haben eine 📥 Word-Demorechnung für Sie erstellt. Mit dieser können Sie direkt einmal unseren 7-PDF Invoice Extraktor fordern. Ansonsten, probieren Sie auch mal Ihre Rechnungsvorlage aus 🙂. Wichtig ist nur das alle Daten wie beispielsweise Ihre UStID (Steuernummer reicht für valides ZUGFeRD XML leider nicht), Bankverbindung (IBAN, BIC), und die nötigsten Rechnungsdaten (rechnerisch korrekt) in Ihrer Vorlage vorhanden sind damit unsere KI 7-PDF Invoice Extraktor werkeln kann.

Kommen wir zum Livetest: Wenn wir nun über unseren PDF Drucker einen Rechnungsdruck aus einem ERP, oder MS Word oder Excel an 7-PDF Printer senden, dann erscheint der Druckdialog des PDF Druckers...

Wir wählen im Druckdialog die Einstellungen für das OptionSet "7-PDF Invoice Extractor" und einen Speicherort aus, und drücken auf "Speichern".

Nach einigen Sekunden erscheint diese Meldung und Ihre eben gedruckte PDF Datei ist zur PDF ZUGFeRD E-Rechnung geworden!

Für den Fall das Sie keine Erfolgsmeldung erhalten

Wenn Sie keine Erfolgsmeldung erhalten haben, könnte unsere KI bei der Plausibilitätsprüfung Ihrer Rechnungsdaten Unstimmigkeiten festgestellt haben, oder das Freikontingent für Rechnungsläufe aufgebraucht sein. In diesem Fall empfehlen wir Ihnen, einen dauerhaften API-Token in der oben eingefügten Befehlsfolge ...InvoiceExtractor.bat" "%1" "XYZ..." zu hinterlegen, um dauerhaft Zugriff auf unseren KI gestützten Service 7-PDF Invoice Extractor zu erhalten.

Last but not least öffnet sich nach einem Klick auf den Dialog-Button "OK" der Standard PDF Viewer mit dem gerade erzeugten ZUGFeRD PDF. Der Aufruf erfolgt innerhalb der InvoiceExtractor.bat Batchdatei, und nicht über 7-PDF Printer selbst (hatten wir deaktiviert). Wenn Sie das nicht möchten können Sie die Zeile im Batchfile auskommentieren (mit REM).

📌 Fazit: Erstellen Sie Ihre Rechnung wie gewohnt, speichern Sie als PDF – und wandeln Sie sie mit einem Klick in eine echte E-Rechnung!

Sie haben einen Verbesserungsvorschlag für uns der 7-PDF Invoice Extraktor noch leistungsfähiger machen könnte, dann würden wir uns freuen Feedback von Ihnen zu erhalten.

💡 ZUGFeRD XML – Best Practices für robuste Gültigkeit

Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungsdaten und Preisberechnungen korrekt (negative Rechnungsbeträge (!) sind unzulässig nach DIN EN 16931) und Ihre Rechnungsvorlagen (z. B. aus Word oder Excel) die IBAN, BIC sowie Ihre USt-Id. (VAT ID) bzw. W-IdNr. im Format DE123456789 (ohne Leerzeichen) enthalten. Diese Daten und Angaben sind Voraussetzung für ein valides ZUGFeRD-XML und den Vorsteuerabzug. Sie werden einer Plausibilitätsprüfung unterzogen, und nur ausgespielt, wenn diese erfolgreich ist. Ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung statt validem XML. Falls Sie noch keine USt-Id./W-IdNr. besitzen, wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Finanzamt.

Hinweis: Bitte stellen Sie sicher, dass bei umsatzsteuerfreien Rechnungen – etwa im Rahmen des innergemeinschaftlichen Handels innerhalb der EU – ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung enthalten ist, der Begriffe wie steuerfrei oder besser Reverse Charge verwendet. Nur so kann im ZUGFeRD-XML der erforderliche Grund für die Steuerbefreiung korrekt angegeben werden.

Wichtig: Vermeiden Sie es, diese Angaben nur als Grafik im Header oder Footer Ihrer Vorlage zu platzieren! Unser OCR kann solche Informationen nicht immer zuverlässig erkennen – insbesondere dann nicht, wenn die Bildqualität im übermittelten PDF-Dokument unzureichend ist. Stellen Sie daher sicher, dass diese Daten als maschinell lesbarer Text direkt im Rechnungsdokument enthalten sind.

✅ Prüfen Sie Ihre E-Rechnungen vor der Weitergabe visuell und strukturell mit unserem 7-PDF E-Rechnung Validator, oder binden Sie die Validierung direkt in den Druckprozess mit ein.

🚨 Hinweis zu Datenschutz & Sicherheit

🔒 Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (SSL)
❌ Keine Speicherung: Ihre Rechnungsdaten werden nach Verarbeitung sofort gelöscht
🇩🇪 Infrastruktur und KI-Services laufen auf Servern in Deutschland
🏢 Als deutsches Einzelunternehmen stehen wir persönlich für Qualität, Datenschutz und Verlässlichkeit ein.

🎁 Geschenkt: 35 kostenlose Freirechnungsläufe – Einfach starten!

✅ Schon mit der kostenlosen Testversion von 7-PDF Attach Extract and Remove erhalten Sie 10 kostenlose Testläufe zur Umwandlung von PDF-Rechnungen in elektronische ZUGFeRD PDF/A-3 Rechnungen – ganz ohne Lizenz und völlig risikofrei.

✅ Entscheiden Sie sich anschließend für die Vollversion, erhalten Sie zusätzlich 25 Freirechnungsläufe mit Ihrem Lizenzschlüssel – perfekt, um direkt produktiv 🏁 loszulegen.

🔐 Mit Ihrem Lizenzkey können Sie sich jederzeit beim KI-Service 7-PDF Invoice Extractor anmelden. Über den 👉 Token-Login behalten Sie den Überblick über Ihr Freikontingent 📊 und die bisherigen Verarbeitungen.

🔄 Nach Verbrauch Ihres Kontingents haben Sie die Möglichkeit, 💳 einen API-Token für unbegrenzte Nutzung zu erwerben – flexibel, transparent, monatlich kündbar.

🖨️ Tipp: PDF/A-3 Erstellung mit 7-PDF Printer Professional

Für die Umwandlung in eine normkonforme ZUGFeRD E-Rechnung ist das Ausgangsdokument als PDF/A-3b erforderlich. Nutzen Sie dazu unsere empfohlene Lösung 7-PDF Printer Professional, um Ihre PDF-Rechnungen einfach durch Druck in PDF/A zu überführen.

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🛒 Tipp: Achten Sie im Warenkorb auf dieses Symbol 👆 – klicken Sie es an, um Ihre rabattierten Cross-Selling-Angebote zu sehen!

📘 Hinweis zu steuerlichen Sonderfällen (Deutschland)

Der 7-PDF Invoice Extractor unterstützt automatisiert das Reverse-Charge-Verfahren bei innergemeinschaftlichen B2B-Rechnungen gemäß § 13b UStG (z. B. bei Kunden in der EU mit gültiger USt-ID).

Spezielle nationale Reverse-Charge-Ausnahmen (z. B. Bauleistungen oder Metallhandel nach Anlage 4 UStG) sowie Rechnungen im Rahmen der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG werden aus Gründen der Praxistauglichkeit nicht unterstützt.

🔌 CLI und FastAPI Integration nutzen

Sie haben Interesse an einer tieferen Integration unserer FastAPI von 7-PDF Invoice Extractor in Ihre Anwendungen, dann besuchen Sie die Seite "Dokumentation" für weitere technische Informationen.

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