7-PDF Invoice Extractor (KI Service) 🤖

PDF Rechnungen einfach in ZUGFeRD PDF (E-Rechnung) umwandeln

Mit dem 7-PDF Invoice Extractor können Sie Ihre klassischen PDF-Rechnungen wie gewohnt aus Word und Excel oder auch aus ERP Alt-Systemen und anderen Systemen / Anwendungen (DMS) ohne komplexer Zusatzsoftware in gültige ZUGFeRD E-Rechnungen (DIN EN 16931 konform) umwandeln.

Die Lösung ist vollständig in 7-PDF Attach Extract and Remove integriert. Die Funktion „PDF-Rechnung in PDF ZUGFeRD“ steht Ihnen im gleichnamigen Reiter innerhalb von 7-PDF Attach Extract and Remove zur Verfügung.

Sie benötigen lediglich einen API-Token – keine Installation zusätzlicher Dritthersteller Tools oder Serverkomponenten notwendig.

Unser KI-gestützter Analyse-Service läuft auf eigener Serverinfrastruktur in Deutschland und extrahiert automatisch die relevanten Rechnungsdaten wie:

• Rechnungssteller und Empfänger (inkl. USt-ID, IBAN, BIC)
• Positionsdaten (Menge, Artikelnummer, Preis, USt, Gesamtbetrag)
• Rechnungssummen (Netto, Steuer, Brutto)
• Zuschläge, Versandkosten, Rabatte
• Reverse Charge Support
• Optional: Ausgabe als valides ZUGFeRD XML

25 kostenlose Freirechnungsläufe!

Für die ersten Schritte erhalten Sie mit Lizenzerwerb von 7-PDF Attach Extract and Remove automatisch 25 kostenlose Freirechnungsläufe mit Ihrem Lizenzkey. Ideal für den Einstieg – ohne Verpflichtungen. Sie können sich mit Ihrem Lizenzkey direkt an unseren KI Service 7-PDF Invoice Extractor anmelden, um jederzeit über das Token-Login einen Überblick über Ihr individuelles Kontingent an noch freien Rechnungsläufen usw. einsehen zu können.

Aus Excel, Word, aber auch ERP Altsystem, WaWi oder DMS - Eine E-Rechnung im PDF ZUGFeRD Format "einfach" drucken!

Sie schreiben Ihre Rechnungen ganz klassisch in Word oder Excel? Kein Problem! Mit unserem neuen 7-PDF Invoice Extractor verwandeln Sie Ihre PDF-Rechnungen aus Word, Excel oder anderen Altsystemen/Programmen in nur wenigen Sekunden in eine gültige E-Rechnung im PDF ZUGFeRD Format – ohne zusätzliche (Neu-) ERP-Systeme oder komplexer Infrastrukturmodernisierung.

Dank intelligenter KI-gestützter Analyse erkennt der 7-PDF Invoice Extractor automatisch alle relevanten Rechnungsdaten – vom Rechnungssteller über die Einzelpositionen bis zu Steuersätzen und Bruttosummen. Auf Knopfdruck wird daraus ein normkonformes PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei nach DIN EN 16931.

Und so leicht geht's

Hier die transparente und für Sie nachvollziehbare Step-by-Step Anleitung. In 10 Schritten und wenigen Minuten sind Sie startklar, versprochen!

Los geht's:

1. Dazu benötigen Sie zuerst 7-PDF Printer als Professional Edition auf Ihrem System. Denn wir brauchen für rechtssichere PDF ZUGFeRD Dokumente das PDF/A3-b Format. Das liefert uns 7-PDF Printer ab der Edition "Professional". Die Installation des PDF Druckers zeigen wir Ihnen in einem Video auf dieser Seite.
2. Falls noch nicht geschehen, installieren Sie nun noch 7-PDF Attach Extract and Remove. Wir benötigen die Version 2.0 oder höher. Das passende Setup können Sie direkt hier herunterladen.

WICHTIG: Bitte starten Sie das Programm "7-PDF Attach Extract and Remove" direkt nach der Installation und wechseln Sie in den TAB/Reiter "Datenschutz". Wenn Sie den 7-PDF Invoice Extractor Service nutzen möchten, müssen Sie der Übertragung und Verarbeitung Ihrer Rechnungsdaten zustimmen, ansonsten scheitert die PDF ZUGFeRD Erstellung!

Der nachfolgende Screenshot zeigt den Reiter "Datenschutz" mit dem wichtigen Häckchen!



WICHTIG: Nach dem Setzen des Häckchens das Programm schließen, damit die Datenschutzeinstellung jetzt gespeichert wird!

3. Als Nächstes öffnen Sie den Optionen Dialog von 7-PDF Printer.



Am Schnellsten geht das über die Windows Suche einfach eintippen...

4. Legen Sie sich direkt einen OptionSet (Optionensatz) "7-PDF Invoice Extractor" an. Im Grunde ist das nur ein Konfigurationsname, den man später im Druckdialog auswählt und damit automatisch alle Einstellungen läd die wir nun definieren. Sie können den Optionensatz nur für sich als User anlegen und müssen Ihn nicht mit anderen Benutzern teilen.



5. Wichtig: Wir benötigen PDF/A3 als rechtskonformes PDF Format für PDF ZUGFeRD (E-Rechnungen). Das Format ist rechtsverbindlich wegen der Notwendigkeit E-Rechnungen als langzeitarchivierbare, unveränderbare Dokumente sichern zu können! Sie finden die Einstellung im Reiter "Dokument"!



6. Als Nächstes müssen wir sicherstellen das kein PDF Viewer unser PDF nach dem PDF Druck läd und das PDF Dokument damit für 7-PDF Attach Extract and Remove blockiert. Daher schalten wir das Anzeigen des PDFs nach der Erstellung des PDF Dokuments im PDF Drucker aus. Die Einstellung ist unter dem Reiter "Aktionen" zu finden.



7. Kommen wir nun zur "fast" wichtigsten Einstellung, der Einbindung des 7-PDF Attach Extract and Remove Tools in den Drucklauf. Der PDF Drucker soll ja nachdem dieser das PDF/A Dokument "gedruckt" hat noch unseren 7-PDF Invoice Extractor Service bemühen um das benötigte factur-x.xml für die E-Rechnung zu erhalten.

Dazu wechseln wir in den Reiter "Ausführen" und setzen "Bei Erfolg ausführen" folgende Befehlszeile in die Textbox:

!"C:\Program Files (x86)\7-PDF\7-PDF Attach Extract And Remove Files\InvoiceExtractor.bat" "%1" ""

Zur Erklärung: Ja, der Befehl fängt mit einem Ausrufezeichen an, das ist wichtig! Der 1. Parameter "%1" wird mit dem Pfad der gedruckten PDF Rechnung automatisch gefüllt und an 7-PDF Attach Extract and Remove übergeben.

Das leere Hochkommapaar "" müsste mit Ihrem API-Token gefüllt werden, den Sie von uns über ein kostenpflichtiges Abonnement erwerben. Für jetzt, reicht unser Freirechnungskontigent aus, daher bleibt der 2. Parameter erst mal so wie er ist - nämlich leer. Den Fenstermodus setzen wir auf "Ausgeblendet". Der Pfad zur Batch Datei InvoiceExtractor.bat ist ebenfalls in Hochkommas eingeschlossen wegen der Leerzeichen im Dateipfad ist das zwingend nötig.



Hinweis: Wir gehen davon aus Sie haben den Standard-Installationspfad des Tools nicht geändert. Ansonsten wäre das hier anzupassen...oder über die "..."-Schaltfläche InvoiceExtractor.bat auszuwählen. InvoiceExtractor.bat liegt im Installationspfad des Attach Tools.

8. Das Wichtigste! Speichern ;-) über die Schaltfläche "Anwenden" und "OK"!!

Tipp: Wir haben eine 📥 Word-Demorechnung für Sie erstellt. Mit dieser können Sie direkt einmal unseren 7-PDF Invoice Extraktor fordern. Ansonsten, probieren Sie auch mal Ihre Rechnungsvorlage aus 🙂! Wichtig ist nur das alle Daten wie beispielsweise Ihre UstID, Bankverbindung (IBAN, BIC), und die nötigsten Rechnungsdaten in Ihrer Vorlage vorhanden sind damit 7-PDF Invoice Extraktor werkeln kann.

9. Wenn wir nun über unseren PDF Drucker einen Rechnungsdruck aus einem ERP, oder MS Word oder Excel an 7-PDF Printer senden, dann erscheint der Druckdialog des PDF Druckers...

Wir wählen im Druckdialog die Einstellungen für das OptionSet "7-PDF Invoice Extractor" und einen Speicherort aus, und drücken auf "Speichern".



Nach einigen Sekunden sollte diese Meldung erscheinen! Wenn nicht ist ggf. Ihr Freirechnung Kontigent erschöpft. Dann würde es Zeit für einen API Token...



Last but not least öffnet sich nach einem Klick auf den Dialog-Button "OK" der Standard PDF Viewer mit dem gerade erzeugten ZUGFeRD PDF. Der Aufruf erfolgt innerhalb der InvoiceExtractor.bat Batchdatei, und nicht über 7-PDF Printer selbst (hatten wir deaktiviert). Wenn Sie das nicht möchten können Sie die Zeile im Batchfile auskommentieren (mit REM).

10. Wollen Sie die E-Rechnung die Sie nun erzeugt haben visuell und rechtskonform überprüfen, so bietet sich unser 7-PDF E-Rechnung Validator an. Mit dem integrierten Viewer können Sie auch die eben erzeugten Rechnungsdaten prüfen.

Fazit: Erstellen Sie Ihre Rechnung wie gewohnt, speichern Sie als PDF – und wandeln Sie sie mit einem Klick in eine echte E-Rechnung!

Sie haben einen Verbesserungsvorschlag für uns der 7-PDF Invoice Extraktor noch leistungsfähiger machen könnte, dann würden wir uns freuen Feedback von Ihnen zu erhalten.

🔌 CLI und FastAPI Integration nutzen

Sie haben Interesse an einer tieferen Integration unserer FastAPI von 7-PDF Invoice Extractor in Ihre Anwendungen, dann besuchen Sie die Seite "Dokumentation" für weitere technische Informationen.

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