ZUGFeRD per PDF-Druck / PDF Drucker

📢 Wichtiger Hinweis: ZUGFeRD-Konvertierung nur nach Test, Anfrage und Verfügbarkeit.

Bitte testen Sie die Verarbeitung zunächst mit eigenen, geeigneten PDF-Rechnungen.

PDF Attach Extract and Remove | 7-PDF Download

Ob Word, Excel, Access oder ein bestehendes Rechnungsprogramm – für geeignete, maschinenlesbare Rechnungsdokumente kann ein kontrollierter PDF-Druckworkflow eine Möglichkeit sein, eine prüfpflichtige PDF/ZUGFeRD-E-Rechnung vorzubereiten.

Im Hintergrund unterstützt unser selbst entwickelter KI-gestützter Online-Service 7-PDF Invoice Extractor 🤖 die Analyse geeigneter Rechnungsdaten.

Die KI ist Teil von 7-PDF Attach Extract and Remove und kann über einen Konsolenbefehl von unserem PDF-Drucker nach der PDF/A-Erzeugung aufgerufen werden. Der Dienst kann aus geeigneten, maschinenlesbaren PDF-Rechnungen relevante Rechnungsdaten erkennen, ein prüfpflichtiges XML im ZUGFeRD-/Factur-X-Umfeld vorbereiten und dieses in ein erzeugtes PDF/A-3-Dokument einbetten. Die wenigen Einrichtungsschritte, die dazu nötig sind, werden weiter unten auf dieser Seite erklärt.

🎯 Sie drucken eine geeignete Rechnung – die Tools 7-PDF Printer Professional und 7-PDF Attach Extract and Remove können daraus einen kontrollierten, prüfpflichtigen PDF/ZUGFeRD-Workflow vorbereiten. Voraussetzung für eine robuste Verarbeitung ist, dass Layout und Textfluss maschinenlesbar und die Rechnungsdaten formal vollständig, gut erkennbar und rechnerisch plausibel sind. Ob ein konkretes Dokument geeignet ist, sollte immer im Trial mit eigenen repräsentativen Rechnungen getestet werden.

ℹ️ Erst testen, dann anfragen

Die KI-gestützte Umwandlung ersetzt keine Faktura-, Buchhaltungs- oder ERP-Lösung und ist nicht für unbegrenzte Massenkonvertierung, unbeaufsichtigte Dunkelverarbeitung, SaaS-/Portal-/Managed-Service-Nutzung oder beliebige/gescannte PDFs vorgesehen.

Wenn im Trial Parserfehler auftreten oder die erzeugten ZUGFeRD-Daten nicht vollständig korrekt sind, sollten Sie von einem Lizenz- bzw. Abokauf absehen und eine native E-Rechnungslösung nutzen.

💡 Wenn kein Druckworkflow benötigt wird und bereits eine PDF-Rechnung vorliegt: Bitte solche Dateien nicht erneut über einen PDF-Viewer drucken. Mit 7-PDF Attach Extract and Remove können geeignete PDF-Rechnungen direkt in prüfpflichtige PDF/ZUGFeRD-E-Rechnungen überführt werden. Alternativ kann die Verarbeitung geeigneter PDF-Rechnungen auch online über unser ZUGFeRD Online Portal erfolgen.

✔ Druckworkflow: Was wird benötigt?

Download: 📥 7-PDF Printer Professional zur Erzeugung des PDF/A-3b-Formats
Download: 📥 7-PDF Attach Extract and Remove zur KI-gestützten Erzeugung und Einbettung des ZUGFeRD-XMLs
Download optional: 📥 7-PDF E-Rechnung Validator zur zusätzlichen technischen und formalen Prüfung der PDF/ZUGFeRD-Datei
Alternativ können geeignete PDF-Rechnungen über unser 🌐 Online Portal verarbeitet werden: https://konverter.zugferd-rechnungen.de

Bitte vorhandene PDF-Rechnungen nicht nochmals über einen PDF-Viewer in den hier gezeigten Druckworkflow ausgeben. Das kann die Textstruktur zerstören (Raster/Binärisierung) und die Erkennung verschlechtern. Verarbeiten Sie solche Dateien stattdessen direkt mit 7-PDF Attach Extract and Remove, sofern sie geeignet und maschinenlesbar sind.

💡 WICHTIG: Für eine zuverlässige Erkennung der Belegart sollte der Begriff „Rechnung“ beziehungsweise eine passende Belegbezeichnung wie „Schlussrechnung“ oder „Gutschrift“ klar und sichtbar im Dokument enthalten sein, idealerweise am Dokumentanfang. Unübliche oder uneindeutige Bezeichnungen wie „Honorarabrechnung“, „Kostennote“ oder reine Leistungsbeschreibungen können die automatische Erkennung erschweren und sollten vor produktiver Nutzung sorgfältig getestet werden.

🚀 Schritt-für-Schritt: Einrichtung und Test des Druckworkflows

Die folgende Anleitung zeigt transparent und nachvollziehbar, wie ein kontrollierter Druckworkflow eingerichtet und zunächst mit einer Musterrechnung oder eigenen repräsentativen Rechnungen getestet werden kann. Bitte führen Sie vor produktiver Nutzung immer eigene Tests durch und prüfen Sie die erzeugten Ergebnisse sorgfältig.

Laden Sie zunächst die 📥 7-PDF Printer Professional Edition herunter und installieren Sie sie auf Ihrem Rechner. Für PDF/ZUGFeRD-Workflows wird ein PDF/A-3b-Dokument benötigt. Dieses Format kann 7-PDF Printer ab der Edition "Professional" erzeugen. Einen Installationsleitfaden finden Sie hier im Video.
Falls noch nicht erfolgt, installieren Sie bitte 📥 7-PDF Attach Extract and Remove (ab Version 2.0 empfohlen). Das Tool wird zur Einbettung des ZUGFeRD-XMLs benötigt. Ab Version 2.0 ist der KI-gestützte Analyseservice in dieser Software integriert. Die passende Installationsdatei steht Ihnen hier zur Verfügung.

WICHTIG: Nach der Installation starten Sie "7-PDF Attach Extract and Remove" und wechseln Sie auf den Tab "Datenschutz". Wenn Sie den 7-PDF Invoice Extractor Service nutzen möchten, müssen Sie der Übertragung und Verarbeitung Ihrer Rechnungsdaten zustimmen. Ohne diese Zustimmung kann der KI-gestützte Verarbeitungsschritt nicht durchgeführt werden.

Im Screenshot sehen Sie den entsprechenden Bereich mit der nötigen Aktivierung:

WICHTIG: Vergessen Sie nicht, das Programm zu schließen, damit die Datenschutzeinstellungen übernommen werden.

Öffnen Sie im nächsten Schritt den Optionen-Dialog des 7-PDF Printers.

Nutzen Sie dafür am einfachsten die Windows-Suchfunktion.

Erstellen Sie ein neues OptionSet mit dem Namen "7-PDF Invoice Extractor". Dies ist ein benutzerdefinierter Name zur Speicherung Ihrer Konfiguration.

⚠️ Hinweis zum korrekten Speichern des neuen Optionensatzes

Bitte legen Sie den Optionensatz ausschließlich für sich selbst als Benutzer an. Beim Speichern erscheint ein Dialog mit der Frage, ob Sie den Optionensatz mit anderen Benutzern teilen möchten. Wählen Sie hier nicht die Option zum Teilen. Andernfalls kann der PDF-Drucker die Rechte verlieren, das ZUGFeRD-XML korrekt an die PDF-Dateien anzufügen.

Aktivieren Sie unter dem Reiter "Dokument" das Format PDF/A-3b. Dieses Format ist für PDF/ZUGFeRD-Workflows erforderlich, da darin die XML-Datei eingebettet werden kann.

Deaktivieren Sie das automatische Öffnen der PDF-Datei nach dem Druck unter dem Reiter "Aktionen". Andernfalls könnte der Viewer das PDF blockieren und die weitere Verarbeitung durch 7-PDF Attach Extract and Remove verhindern.

Integrieren Sie nun den Aufruf von 7-PDF Attach Extract and Remove über die Kommandozeile, um den PDF-Druck mit der KI-gestützten XML-Erzeugung zu verknüpfen.

Wechseln Sie dazu in den Tab "Ausführen" und tragen Sie folgenden Befehl in das Feld "Bei Erfolg ausführen" ein:

!"C:\Program Files (x86)\7-PDF\7-PDF Attach Extract And Remove Files\InvoiceExtractor.exe" "%1" ""

Der Platzhalter %1 steht für den Dateipfad der erzeugten PDF-Datei. Das leere Hochkommapaar "" kann später mit einem API-Token gefüllt werden. Für erste Tests kann es leer bleiben, sofern ein Testkontingent verfügbar ist. Der Befehl startet im Hintergrund.

Hinweis: Der Pfad muss stimmen. Sollte das Tool nicht im Standardordner installiert sein, wählen Sie die EXE-Datei über die "..."-Schaltfläche aus. ⚠️ Achtung: Fenstermodus auf "Ausgeblendet" setzen nicht vergessen.

Vergessen Sie nicht, Ihre Einstellungen über "Anwenden" und "OK" zu speichern.

Tipp: Nutzen Sie unsere 📥 Word-Demorechnung zum Testen. Achten Sie darauf, dass alle relevanten Rechnungsdaten wie USt-ID oder Steuernummer, IBAN, Positionen, Beträge und Steuerangaben vollständig, maschinenlesbar und plausibel enthalten sind.

Starten Sie nun den PDF-Druck, beispielsweise aus Word, Excel oder einem ERP-System. Der Dialog des 7-PDF Printers erscheint.

Wählen Sie Ihr zuvor erstelltes OptionSet aus, legen Sie den Speicherort fest und klicken Sie auf "Speichern".

Nach der Verarbeitung erscheint eine Meldung. Wenn die Ausgangsrechnung geeignet war, wurde eine prüfpflichtige PDF/ZUGFeRD-Datei mit eingebettetem XML vorbereitet.

⏳ Hinweis: Die Verarbeitung kann – je nach Rechnungsumfang – einige Sekunden bis mehrere Minuten dauern. Anschließend erscheint eine Bestätigung oder eine Fehlermeldung. Bitte haben Sie etwas Geduld.

⛔ Bitte vorhandene PDF-Rechnungen nicht nochmals über einen PDF-Viewer wie Acrobat Reader etc. in den hier gezeigten Druckworkflow ausgeben. Das kann die Textstruktur zerstören (Raster/Binärisierung) und die Erkennung verschlechtern. Verarbeiten Sie solche Dateien stattdessen direkt mit 7-PDF Attach Extract and Remove, sofern sie geeignet und maschinenlesbar sind.

Zum Abschluss kann sich Ihr Standard-PDF-Viewer öffnen und die erzeugte PDF/ZUGFeRD-Datei anzeigen.

💡 Tipp: Kein Viewer-Aufruf gewünscht? Verwenden Sie den Parameter -noviewer.
```
!"C:\Program Files (x86)\7-PDF\7-PDF Attach Extract And Remove Files\InvoiceExtractor.exe" "%1" "" -noviewer
```
✅ Das Ergebnis

Im Acrobat Reader sehen Sie die PDF-Datei mit eingebettetem factur-x.xml. Bitte prüfen Sie die Datei anschließend visuell, fachlich, formal und technisch, bevor Sie sie weitergeben.

Für den Fall, dass Sie keine Erfolgsmeldung erhalten:

👉 Vermeiden Sie es, unvollständige oder ungeeignete Dokumente zu verarbeiten. Für erste anonyme und unverbindliche Tests können Sie unsere kostenlose Musterechnung verwenden.

💡 Nur geeignete, vollständige und maschinenlesbare Rechnungen können sinnvoll verarbeitet werden.
Wenn keine Erfolgsmeldung erscheint, fehlen der Rechnung häufig Pflichtangaben oder es liegen rechnerische beziehungsweise formale Unstimmigkeiten vor, zum Beispiel fehlende Positionen, nicht nachvollziehbare Rechnungsbeträge, fehlende IBAN, USt-ID, Steuernummer oder Empfängerdaten. Auch ein aufgebrauchtes Testkontingent kann die Ursache sein.

Tipp: Für weitere Informationen, worauf Sie bei der Erstellung eines PDF-Rechnungsdokuments für eine robuste PDF/ZUGFeRD-Verarbeitung achten sollten, besuchen Sie unsere FAQ-Seite zum 7-PDF Invoice Extractor.
In vielen Fällen liegt die Ursache nicht am Service, sondern an den bereitgestellten Rechnungsdaten oder an der technischen Struktur des PDFs.

Für eine weitergehende Nutzung ist ein API-Token erforderlich, der nur nach Test, Anfrage, Prüfung und Verfügbarkeit bereitgestellt wird. Dieser kann dann in ...InvoiceExtractor.exe" "%1" "XYZ..." eingebunden werden.

🔍 Und wie prüfe ich das E-Rechnungsergebnis?

Jede über den 7-PDF Invoice Extractor erzeugte PDF/ZUGFeRD-Datei sollte vor einer Weitergabe an Dritte visuell, fachlich, inhaltlich, formal und technisch geprüft werden. Dafür können Sie unseren 7-PDF E-Rechnung Validator oder einen anderen geeigneten Validator verwenden. Mit dieser Software können Sie eine visuelle Ansicht der E-Rechnungsdaten in einem für Menschen lesbaren Format aufrufen und sich zudem einen Prüfbericht anzeigen lassen, der technische und formale Aspekte des E-Rechnungsformats prüft.

PDF E-Rechnung Validator Benutzeroberfläche

📌 Schnellstart

Die technische und formale Prüfung einer E-Rechnung ist einfach:

Öffnen Sie den 7-PDF E-Invoice Validator.
Ziehen Sie eine E-Rechnung (.pdf oder .xml) per Drag & Drop in das Programmfenster.
Alternativ können Sie über die Schaltfäche "..." eine Datei auswählen.
Klicken Sie auf "E-Rechnung jetzt prüfen!", um die Prüfung zu starten.

Hinweis: Sie können auch einen anderen Validator Ihrer Wahl verwenden. Wichtig ist, dass Sie die erzeugte E-Rechnung vor der Weitergabe prüfen.

💡 Transparenz & Qualität: Unser PDF-Rechnung → PDF ZUGFeRD-Service richtet sich an Anwender mit manuellem, kontrolliertem Rechnungslauf und ergänzt bestehende Tools – er ersetzt kein ERP-System. Da KI-Erkennung im Einzelfall abweichen kann, gehört eine fachliche Prüfung jeder E-Rechnung auf Inhalt, Struktur und Plausibilität zum Best-Practice-Vorgehen. Die Verantwortung liegt beim Rechnungsaussteller.

Automatisierung: Technisch möglich (z. B. via FastAPI/CLI), aber nur mit verbindlichen Prüfketten: XSD-/EN 16931-Prüfung und inhaltliche Plausibilitätschecks gegen Ihre Datenbasis, etwa Summen, Steuersätze, IDs, Leitweg-ID, IBAN/BIC, Bestell- oder Referenznummern. Ohne diese Kontrollen raten wir von einem vollautomatischen Versand ab. Die KI-gestützte Verarbeitung kann im Einzelfall abweichen; Prüfung und Verantwortung verbleiben beim Anwender.

🎯 Fazit: Geeignete, maschinenlesbare PDF-Rechnungen können mit dem 7-PDF Invoice Extractor in einem kontrollierten Workflow zu prüfpflichtigen PDF/ZUGFeRD-Dateien vorbereitet werden. Bitte testen Sie zunächst mit repräsentativen Rechnungen und prüfen Sie jedes Ergebnis sorgfältig.

💶 Preise und Verfügbarkeit

🛒 7-PDF Attach Extract and Remove kann als Desktop-Tool für die manuelle und kontrollierte Arbeit mit PDF-Anhängen und PDF/ZUGFeRD-Workflows genutzt werden.
Für den optionalen PDF/A-3-Druckworkflow kann zusätzlich 🛒 7-PDF Printer Professional erforderlich sein.
💡 Für die KI-gestützte PDF-zu-ZUGFeRD-Verarbeitung ist ein API-Token erforderlich. API-Token werden nur nach Test, Anfrage, Prüfung und Verfügbarkeit bereitgestellt.
✅ Weitere Informationen zu Lizenzierung, Voraussetzungen und Bundles finden Sie in den verlinkten Produkt- und FAQ-Bereichen.

🏁 Fazit: Bitte testen Sie zunächst mit eigenen, repräsentativen Rechnungen. Eine weitergehende Nutzung der KI-gestützten Verarbeitung ist nur nach Anfrage, Prüfung und Verfügbarkeit eines API-Tokens möglich.

💡 ZUGFeRD XML – Hinweise für robuste Prüfbarkeit

Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungsdaten und Preisberechnungen korrekt und nachvollziehbar sind. Negative Rechnungsbeträge, unklare Steuerlogik, fehlende Pflichtangaben oder rechnerische Abweichungen können dazu führen, dass keine brauchbare XML-Datei erzeugt wird oder eine spätere Prüfung fehlschlägt. Ihre Rechnungsvorlagen, zum Beispiel aus Word oder Excel, sollten wichtige Angaben wie IBAN, BIC sowie Ihre USt-Id. (VAT ID) beziehungsweise W-IdNr. im Format DE123456789 ohne Leerzeichen enthalten, sofern diese Angaben für Ihren Rechnungstyp erforderlich sind. In bestimmten Fällen kann auch eine Steuernummer relevant sein. Bitte prüfen Sie die fachlichen und steuerlichen Anforderungen an Ihre Rechnungen eigenverantwortlich oder mit Ihrer steuerlichen Beratung.

Hinweis: Bitte stellen Sie sicher, dass bei umsatzsteuerfreien Rechnungen, etwa im Rahmen des innergemeinschaftlichen Handels innerhalb der EU, ein klarer Hinweis auf der Rechnung enthalten ist, zum Beispiel mit Begriffen wie steuerfrei oder Reverse Charge. Ob und wie solche Fälle korrekt abzubilden sind, hängt vom konkreten Rechnungssachverhalt ab und sollte fachlich geprüft werden.

Wichtig: Vermeiden Sie es, wichtige Angaben nur als Grafik im Header oder Footer Ihrer Vorlage zu platzieren. Solche Informationen können nicht immer zuverlässig erkannt werden, insbesondere wenn die Bildqualität im übermittelten PDF-Dokument unzureichend ist. Stellen Sie daher sicher, dass diese Daten als maschinenlesbarer Text direkt im Rechnungsdokument enthalten sind.

✅ Prüfen Sie Ihre E-Rechnungen vor der Weitergabe visuell, fachlich, formal und technisch mit unserem 7-PDF E-Rechnung Validator, einem anderen geeigneten Validator oder über einen eigenen kontrollierten Prüfprozess. Optional kann eine zusätzliche Prüfung auch in den Druckprozess eingebunden werden.

🚨 Hinweis zu Datenschutz & Sicherheit

🔒 Daten werden SSL-verschlüsselt übertragen
❌ Rechnungsdaten werden im Rahmen der Verarbeitung nicht dauerhaft gespeichert
🇩🇪 Servergestützte Verarbeitung erfolgt auf Servern mit Standort Deutschland
🏢 Als deutsches Einzelunternehmen stehen wir persönlich für sorgfältige Produktpflege, datenschutzorientierte Verarbeitung und Support ein.

🎁 Trial: Erst mit geeigneten Rechnungen testen

✅ Mit der Testversion von 7-PDF Attach Extract and Remove können Sie zunächst prüfen, ob Ihre eigenen PDF-Rechnungen für die KI-gestützte Verarbeitung geeignet sind.

🔄 Für eine weitergehende Nutzung der KI-gestützten PDF-zu-ZUGFeRD-Verarbeitung ist ein 💳 API-Token erforderlich. Dieser wird nur nach Test, Anfrage, Prüfung und Verfügbarkeit bereitgestellt.

🖨️ Hinweis: PDF/A-3-Erstellung mit 7-PDF Printer Professional

Für die Erstellung eines PDF/ZUGFeRD-Dokuments ist ein Ausgangsdokument im PDF/A-3b-Format erforderlich. Hierfür kann 7-PDF Printer Professional verwendet werden, um geeignete Rechnungen per Druck in PDF/A zu überführen.

💡 Weitere Informationen zu Lizenzierung, Bundles und Voraussetzungen finden Sie in den jeweiligen Produkt- und FAQ-Bereichen.

🛒 Hinweis: Achten Sie im Warenkorb auf dieses Symbol 👆, um verfügbare Cross-Selling-Angebote zu sehen.

📘 Hinweis zu steuerlichen Sonderfällen

Der 7-PDF Invoice Extractor kann bestimmte Rechnungshinweise wie Reverse Charge aus geeigneten, maschinenlesbaren PDF-Rechnungen erkennen und in die erzeugten Daten übernehmen, sofern die Angaben klar und plausibel im Dokument enthalten sind.

Steuerliche Sonderfälle, etwa innergemeinschaftliche B2B-Rechnungen, nationale Reverse-Charge-Fälle oder Kleinunternehmerregelungen, sollten vor produktiver Nutzung mit eigenen Beispielen getestet und fachlich beziehungsweise steuerlich geprüft werden. Diese Hinweise ersetzen keine steuerliche Beratung.