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ZUGFeRD per PDF-Druck 🚀

PDF Attach Extract and Remove | 7-PDF Download

Ob Word, Excel oder ein beliebiges Rechnungsprogramm – mit unserem Workflow erzeugen Sie im Handumdrehen eine ZUGFeRD-konforme E-Rechnung per ganz normalem PDF-Druck.

Im Hintergrund übernimmt unser selbst entwickelter KI gestützter Online-Service 7-PDF Invoice Extractor 🤖 seine zentrale Analysearbeit auf Premiumniveau.

Die KI ist Teil von 7-PDF Attach Extract and Remove und wird durch einen einfachen Konsolenbefehl von unserem PDF Drucker nach der PDF/A Erzeugung aufgerufen. Die KI erkennt dann automatisch alle relevanten Rechnungsdaten im PDF, erzeugt ein konformes XML gemäß DIN EN 16931, und fügt das ZUGFeRD XML nahtlos in das erzeugte PDF/A-3 Dokument ein. Die wenigen Einrichtungsschritte die dazu nötig sind, werden weiter unten auf dieser Seite erklärt.

🎯 Sie drucken - unsere beiden Tools 7-PDF Printer Professional und 7-PDF Attach Extract and Remove erledigen den Rest: Egal mit welchem Rechnungslayout Sie arbeiten, aus welcher Anwendung der Rechnungsdruck erfolgt. Unser KI gestützter Analyseservice 7-PDF Invoice Extractor extrahiert zuverlässig und sicher Ihre Rechnungsdaten und liefert valides ZUGFeRD XML. Zu 100 % rechtskonform, sicher und datenschutzfreundlich durch Verarbeitung auf Servern in Deutschland.

✔ Was wird benötigt?

🚀 Und so leicht geht's

Hier die transparente und für Sie nachvollziehbare Step-by-Step Anleitung. In 10 Schritten und wenigen Minuten sind Sie startklar, versprochen!

Los geht's:

  1. Laden Sie zunächst die 📥 7-PDF Printer Professional Edition herunter und installieren Sie sie auf Ihrem Rechner. Nur diese Version unterstützt das rechtskonforme PDF/A3-b Format, das für ZUGFeRD erforderlich ist. Einen Installationsleitfaden finden Sie hier im Video.
  2. Falls noch nicht erfolgt, installieren Sie bitte 📥 7-PDF Attach Extract and Remove (ab Version 2.0). Die passende Installationsdatei steht Ihnen hier zur Verfügung.

    3. WICHTIG: Nach der Installation starten Sie "7-PDF Attach Extract and Remove" und wechseln Sie auf den Tab "Datenschutz". Die Zustimmung zur Datenverarbeitung ist erforderlich, damit der 7-PDF Invoice Extractor korrekt funktioniert.

    Im Screenshot sehen Sie den entsprechenden Bereich mit der nötigen Aktivierung:

    WICHTIG: Vergessen Sie nicht das Programm zu schließen, damit die Datenschutzeinstellungen übernommen werden!

  3. Öffnen Sie im nächsten Schritt den Optionen-Dialog des 7-PDF Printers.

    4. Nutzen Sie dafür am einfachsten die Windows-Suchfunktion.

  4. Erstellen Sie ein neues OptionSet mit dem Namen "7-PDF Invoice Extractor". Dies ist lediglich ein benutzerdefinierter Name zur Speicherung Ihrer Konfiguration. Achten Sie darauf, die Einstellung nicht für andere Benutzer freizugeben!

  5. Aktivieren Sie unter dem Reiter "Dokument" das PDF/A3 Format. Dieses Format ist zwingend erforderlich, da E-Rechnungen laut DIN EN 16931 als unveränderbare und archivierungsfähige Dokumente gelten müssen.

  6. Deaktivieren Sie das automatische Öffnen der PDF-Datei nach dem Druck unter dem Reiter "Aktionen". Andernfalls könnte der Viewer das PDF blockieren und die weitere Verarbeitung durch Attach & Remove verhindern.

  7. Integrieren Sie nun den Aufruf von 7-PDF Attach Extract and Remove über die Kommandozeile, um den PDF-Druck direkt mit der XML-Erzeugung zu verknüpfen.

    8. Wechseln Sie dazu in den Tab "Ausführen" und tragen Sie folgenden Befehl in das Feld "Bei Erfolg ausführen" ein:

    !"C:\Program Files (x86)\7-PDF\7-PDF Attach Extract And Remove Files\InvoiceExtractor.bat" "%1" ""

    Die Platzhalter %1 und "" stehen für den Dateipfad und das optionale Token. Für den Anfang reicht das Freikontingent, daher bleibt das zweite Feld leer. Der Befehl startet im Hintergrund, sichtbar wird nichts.

    Hinweis: Der Pfad muss stimmen. Sollte das Tool nicht im Standardordner installiert sein, wählen Sie die Batch-Datei über die "..."-Schaltfläche aus.

  8. Vergessen Sie nicht, Ihre Einstellungen über "Anwenden" und "OK" zu speichern.

    9. Tipp: Nutzen Sie unsere 📥 Word-Demorechnung zum Testen. Achten Sie darauf, dass alle Pflichtdaten wie USt-ID, IBAN und relevante Rechnungsinhalte enthalten sind.

  9. Starten Sie nun den PDF-Druck – beispielsweise aus Word, Excel oder einem ERP-System. Der Dialog des 7-PDF Printers erscheint.

    10. Wählen Sie Ihr zuvor erstelltes OptionSet aus, legen Sie den Speicherort fest und klicken Sie auf "Speichern".

    Nach wenigen Augenblicken erscheint die Erfolgsmeldung – sofern Ihr Freikontingent noch nicht aufgebraucht ist.

  10. Zum Abschluss öffnet sich Ihr Standard-PDF-Viewer und zeigt das fertige ZUGFeRD-PDF an. Dieser Aufruf stammt aus der Batchdatei InvoiceExtractor.bat und kann bei Bedarf deaktiviert werden, indem Sie die entsprechende Zeile mit REM auskommentieren.

Fazit: Erstellen Sie Ihre Rechnung wie gewohnt, speichern Sie als PDF – und wandeln Sie sie mit einem Klick in eine echte E-Rechnung!

💡 ZUGFeRD XML – Best Practices für robuste Gültigkeit

Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungsdaten und Preisberechnungen korrekt (negative Rechnungsbeträge (!) sind unzulässig nach DIN EN 16931) und Ihre Rechnungsvorlagen (z. B. aus Word oder Excel) die IBAN, BIC sowie Ihre USt-Id. (VAT ID) bzw. W-IdNr. im Format DE123456789 (ohne Leerzeichen) enthalten. Diese Daten und Angaben sind Voraussetzung für ein valides ZUGFeRD-XML und den Vorsteuerabzug. Sie werden einer Plausibilitätsprüfung unterzogen, und nur ausgespielt, wenn diese erfolgreich ist. Ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung statt validem XML. Falls Sie noch keine USt-Id./W-IdNr. besitzen, wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Finanzamt.

Hinweis: Bitte stellen Sie sicher, dass bei umsatzsteuerfreien Rechnungen – etwa im Rahmen des innergemeinschaftlichen Handels innerhalb der EU – ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung enthalten ist, der Begriffe wie steuerfrei oder besser Reverse Charge verwendet. Nur so kann im ZUGFeRD-XML der erforderliche Grund für die Steuerbefreiung korrekt angegeben werden.

Wichtig: Vermeiden Sie es, diese Angaben nur als Grafik im Header oder Footer Ihrer Vorlage zu platzieren! Unser OCR kann solche Informationen nicht immer zuverlässig erkennen – insbesondere dann nicht, wenn die Bildqualität im übermittelten PDF-Dokument unzureichend ist. Stellen Sie daher sicher, dass diese Daten als maschinell lesbarer Text direkt im Rechnungsdokument enthalten sind.

✅ Prüfen Sie Ihre E-Rechnungen vor der Weitergabe visuell und strukturell mit unserem 7-PDF E-Rechnung Validator, oder binden Sie die Validierung direkt in den Druckprozess mit ein.

🚨 Hinweis zu Datenschutz & Sicherheit

  • 🔒 Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (SSL)
  • ❌ Keine Speicherung: Ihre Rechnungsdaten werden nach Verarbeitung sofort gelöscht
  • 🇩🇪 Infrastruktur und KI-Services laufen auf Servern in Deutschland
  • 🏢 Als deutsches Einzelunternehmen stehen wir persönlich für Qualität, Datenschutz und Verlässlichkeit ein.

🎁 Geschenkt: 35 kostenlose Freirechnungsläufe – Einfach starten!

✅ Schon mit der kostenlosen Testversion von 7-PDF Attach Extract and Remove erhalten Sie 10 kostenlose Testläufe zur Umwandlung von PDF-Rechnungen in elektronische ZUGFeRD PDF/A-3 Rechnungen – ganz ohne Lizenz und völlig risikofrei.

✅ Entscheiden Sie sich anschließend für die Vollversion, erhalten Sie zusätzlich 25 Freirechnungsläufe mit Ihrem Lizenzschlüssel – perfekt, um direkt produktiv 🏁 loszulegen.

🔐 Mit Ihrem Lizenzkey können Sie sich jederzeit beim KI-Service 7-PDF Invoice Extractor anmelden. Über den 👉 Token-Login behalten Sie den Überblick über Ihr Freikontingent 📊 und die bisherigen Verarbeitungen.

🔄 Nach Verbrauch Ihres Kontingents haben Sie die Möglichkeit, 💳 einen API-Token für unbegrenzte Nutzung zu erwerben – flexibel, transparent, monatlich kündbar.

🖨️ Tipp: PDF/A-3 Erstellung mit 7-PDF Printer Professional

Für die Umwandlung in eine normkonforme ZUGFeRD E-Rechnung ist das Ausgangsdokument als PDF/A-3b erforderlich. Nutzen Sie dazu unsere empfohlene Lösung 7-PDF Printer Professional, um Ihre PDF-Rechnungen einfach durch Druck in PDF/A zu überführen.

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📘 Hinweis zu steuerlichen Sonderfällen (Deutschland)

Der 7-PDF Invoice Extractor unterstützt automatisiert das Reverse-Charge-Verfahren bei innergemeinschaftlichen B2B-Rechnungen gemäß § 13b UStG (z. B. bei Kunden in der EU mit gültiger USt-ID).

Spezielle nationale Reverse-Charge-Ausnahmen (z. B. Bauleistungen oder Metallhandel nach Anlage 4 UStG) sowie Rechnungen im Rahmen der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG werden aus Gründen der Praxistauglichkeit nicht unterstützt.

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