FAQ

Das Programm dient zum Anhängen, Extrahieren und Entfernen von Dateianhängen in PDF-Dokumenten. Es ist ideal für die Bearbeitung von PDF/A-3 Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard geeignet. Die Nutzung ist sowohl über die Oberfläche (GUI) als auch per Kommandozeile (CLI) möglich.

Im Zusammenspiel mit unserem KI gestützten Services 7-PDF Invoice Extractor fungiert das Programm, neben diesen eigenständigen Funktionen, auch als KI-Client. Es kommuniziert bei der Umwandlung von PDF Rechnungen in das E-Rechnungsformat ZUGFeRD PDF direkt mit dem 7-PDF Invoice Extractor, und ist dabei für das normkonforme Anfügen des wichtigen ZUGFeRD XMLs des KI Services massgebend!

Ja, ab Version 2.0! Über den Reiter "PDF-Rechnung in PDF ZUGFeRD" kann eine normale PDF-Rechnung mithilfe unseres 7-PDF Invoice Extractors automatisch analysiert und in eine ZUGFeRD-konforme E-Rechnung umgewandelt werden. Die KI erkennt alle relevanten Daten und erzeugt eine XML-Datei nach EN 16931, die dann in die PDF eingebettet wird. Auch gescannte PDF Rechnungen werden durch eine OCR Erkennung ausgelesen und unterstützt!

Nur wenn Ihre PDF-Rechnung noch nicht im PDF/A-3 Format vorliegt. In diesem Fall benötigen Sie unseren 7-PDF Printer Professional, um die PDF korrekt vorzubereiten. Dies ist z. B. bei ERP-Druckjobs oder bei der Ausgabe aus Word/Excel erforderlich – insbesondere, wenn Briefpapiere oder Logos eingebettet werden sollen.

Nach der PDF-Erstellung per 7-PDF Printer (im PDF/A-3 Format) wird automatisch 7-PDF Attach Extract and Remove aufgerufen. Dort erfolgt die Analyse und ZUGFeRD-XML-Erstellung über den integrierten Invoice Extractor. Die Integration basiert auf einem einfachen Druckworkflow und einem Kommandozeilenaufruf mit Übergabeparametern.

Zur Step-by-Step Anleitung & Integration

Das Programm ist lauffähig ab Windows 7 SP1 (32/64 Bit) und kompatibel mit Windows 10, 11 sowie allen gängigen Server-Versionen. Es ist sofort startklar und benötigt keine zusätzliche PDF-Software.

Für die Nutzung von 7-PDF Attach Extract and Remove ist eine gültige Einzel- oder Volumenlizenz notwendig (Named-User-Modell). Der 7-PDF Invoice Extractor ist vollständig integriert – inkl. 25 Freiumwandlungen.

Für größere Rechnungsvolumen oder dauerhafte Nutzung empfehlen wir ein monatlich kündbares API-Abo mit Token.

Wenn Sie ZUGFeRD-Rechnungen im Druckworkflow erzeugen möchten, benötigen Sie zusätzlich eine 7-PDF Printer Professional Lizenz. Zur strukturellen Prüfung empfehlen wir den 7-PDF E-Rechnung Validator.

Ja. Damit ZUGFeRD-konforme Empfängersysteme (z. B. bei Behörden oder Buchhaltungssoftware) das XML korrekt erkennen, muss die eingebettete Datei den Namen factur-x.xml tragen. Das Tool übernimmt dies automatisch.

Nutzen Sie dazu unseren 7-PDF E-Rechnung Validator. Damit prüfen Sie die ZUGFeRD-Konformität nach EN 16931 – inklusive Syntax, Struktur und Pflichtangaben.

Ja! Sie können das Tool per Kommandozeile (-mode "console") mit Parametern wie -usage "attach" oder "generate" steuern und so in PowerShell-, Batch- oder Taskplaner-Skripte einbinden.

In diesem Fall kann der Invoice Extractor entweder kein XML erzeugen oder erzeugt ein unvollständiges. Achten Sie auf Pflichtdaten wie Empfänger, IBAN, USt-ID, Rechnungsdatum und Summen. Der Vorgang wird in solchen Fällen protokolliert.

Öffnen Sie das PDF in einem Viewer (z. B. Adobe Reader) und prüfen Sie die Datei-Eigenschaften. Dort finden Sie unter „Standards“ ggf. den Hinweis auf „PDF/A-3b“. Alternativ prüfen Sie mit dem 7-PDF E-Rechnung Validator.

Ja. Nutzen Sie dazu unsere Kommandozeilenschnittstelle oder ein Powershell-/Batch-Skript. So lassen sich komplette Verzeichnisse automatisiert verarbeiten – ideal für Eingangsrechnungen aus ERP, Mail oder Scanner.

Der verwendete API Token ist entweder abgelaufen (z. B. durch Kündigung des Abos) oder nicht korrekt. Prüfen Sie Ihr Abo oder melden Sie sich mit Ihrem Token unter https://generator.7-pdf.de/login an, um Status und Restvolumen zu sehen.

Ja. Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt per HTTPS (SSL/TLS) an unsere Server in Deutschland. Es findet keinerlei ungesicherte Kommunikation statt.

Unsere KI-basierte Analyseplattform wurde vollständig durch uns selbst entwickelt und wird auf eigener Server-Infrastruktur in Deutschland betrieben.

Ihre PDF-Rechnungen sowie alle darin enthaltenen Inhalte werden unmittelbar nach erfolgreicher Verarbeitung gelöscht. Es erfolgt keine Speicherung, Protokollierung oder Weitergabe der Inhalte.

7-PDF ist ein in Deutschland ansässiges Einzelunternehmen unter persönlicher Haftung. Es handelt sich nicht um eine anonyme GmbH oder Ltd. Als Entwickler und Betreiber stehen wir persönlich für Qualität, Sicherheit und Datenschutz ein.

Der 7-PDF Invoice Extractor kann in der Praxis problemlos Rechnungen mit bis zu ca. 80 Seiten verarbeiten. Wenn zusätzlich eine OCR-Erkennung notwendig ist – beispielsweise weil wichtige ZUGFeRD-Daten in Kopf- oder Fußgrafiken eingebettet sind – reduziert sich die maximal empfohlene Seitenzahl ungefähr auf die Hälfte. Das liegt vor allem an den typischen Grenzen der OCR-Technologie, weniger an der Leistungsfähigkeit unseres KI-Services.

Für optimale Ergebnisse empfehlen wir daher, nach Möglichkeit vektorisierte PDF-Rechnungen zu verwenden. Diese sind nicht nur schneller und präziser auswertbar, sondern auch deutlich kleiner in der Dateigröße.

Sollte der Rechnungstext bestimmte Maximalgrenzen überschreiten, erhalten Sie automatisch eine entsprechende Fehlermeldung. Bitte vermeiden Sie daher das Hochladen von sehr umfangreichen Dokumenten („halbe Bücher“) in einer einzigen Rechnung.

Zusätzliche AGB, Leistungsbeschreibungen oder andere rechnungsbezogene Anhänge können Sie ganz einfach separat an Ihr ZUGFeRD-PDF anfügen. Nutzen Sie dazu unser Tool 7-PDF Attach Extract and Remove. Dafür wurde der E-Rechnungsstandard und unser Service entwickelt – so bleiben Ihre Rechnungen schlank, valide und problemlos verarbeitbar.

Vermeiden Sie unvollständige oder ungeeignete Dokumente. Für erste Tests verwenden Sie am besten unsere kostenlose Musterechnung. Folgen Sie den hier weiter unten aufgeführten FAQs und prüfen Sie ob Ihre aktuelle Rechnung allen ZUGFeRD Anforderungen im aktuell steuerlichen Kontext entspricht.

Wenn alle Stricke reißen, warten Sie ein bis zwei Tage da sich unser KI Service ständig weiterentwickelt. Was heute nicht klappt, muss Morgen nicht noch mal scheitern. Und "Last but not leased" - schreiben Sie uns über das Support-Formular. Wir sind für jedes Feedback dankbar!

In manchen Rechnungen finden sich anstelle von konkreten Zahlenwerten in den Feldern für Einzelpreis oder Gesamtpreis bestimmte Abkürzungen oder Platzhalter, wie zum Beispiel:

• AP – Alternativposition (nicht zur Abrechnung bestimmt)
• NEP – Nicht ermittelbarer Preis
• n.b. – nicht berechnet
• o.A. – ohne Angabe

Diese Angaben können nicht automatisch als Preis erkannt und daher auch nicht in die Summenberechnung einbezogen werden. In der strukturierten Ausgabe werden solche Positionen:

• aus der automatischen Preisermittlung ausgeschlossen,
• mit einem Hinweis gekennzeichnet (z. B. "AP – kein Preiswert angegeben"),
• und ggf. für eine manuelle Nachbearbeitung markiert.

Unsere Software prüft im Anschluss automatisch die Plausibilität der Gesamtsummen (z. B. ob die Summe aller Positionen mit dem auf der Rechnung angegebenen Gesamtbetrag übereinstimmt). Sind nicht-numerische Preisangaben enthalten, kann diese Prüfung abweichen oder fehlschlagen, ohne dass ein tatsächlicher Fehler vorliegt.

Für bestmögliche Verarbeitung empfehlen wir, in Rechnungen vollständige numerische Preisangaben zu verwenden – insbesondere in den Preisspalten einer Rechnung.

Für eine fehlerfreie Extraktion Ihrer Rechnungsdaten ist es wichtig, dass alle zusätzlichen Beschreibungen, Hinweise oder werbenden Texte erst nach den eigentlichen Rechnungspositionen und Summen im PDF platziert werden.

Werden solche Inhalte vor den Rechnungsdaten eingefügt, kann dies die automatische Erkennung erheblich beeinträchtigen oder zu fehlerhaften Ergebnissen führen.

Achten Sie daher bitte darauf, dass der strukturierte Rechnungsteil immer am Anfang des Dokuments steht und optionale Texte, AGB oder ergänzende Informationen im Anschluss folgen.

Oder fügen Sie rechnungsgehörende Dokumente wie AGB, Leistungsbeschreibungen oder zusätzliche Anhänge ganz einfach mit 7-PDF Attach Extract and Remove Ihrem ZUGFeRD-PDF hinzu – dafür ist das Tool gemacht.

Nur vollständige Rechnungen mit allen Pflichtangaben (Positionen, Beträge, IBAN, USt-ID etc.) können verarbeitet werden. Fehlende Angaben führen zu einer Fehlermeldung.

Wichtig: Eine ZUGFeRD-Rechnung muss alle Pflichtangaben nach EN 16931 enthalten, damit sie steuerlich gültig ist und der 7-PDF Invoice Extractor die Daten fehlerfrei verarbeiten kann.

Fehlen Pflichtfelder oder sind die Angaben unvollständig, erhalten Sie keine valide Ausgabe, sondern eine Fehlermeldung. Konsistente, korrekte Rechnungsdaten sind absolute Voraussetzung. Es gilt das Prinzip: „Shit In, Shit Out“ (SISO).

Eine vollständige ZUGFeRD-Rechnung benötigt mindestens folgende Angaben:

• Rechnungssteller (Verkäufer): Name, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder Steuernummer, IBAN (optional BIC)
• Rechnungsempfänger (Käufer): Name, Anschrift, falls relevant USt-IdNr. (UStId des Käufers zwingend nötig (!) bei Reverse Charge international und auch national laut ZUGFeRD DIN EN 16931)
• Rechnungsdaten: Eindeutige Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum oder Leistungszeitpunkt
• Positionsdaten: Beschreibung der Artikel oder Leistungen, Menge, Mengeneinheit, Einzelpreis netto, Steuerbetrag, Steuersatz, Nettobetrag je Position
• Summen: Nettosumme, Umsatzsteuer je Steuersatz, Gesamtsumme brutto
• Zahlungsbedingungen: Fälligkeit, Skonto oder Zahlungsziel
• Besonderheiten bei Steuerfreiheit: Klarer Hinweis auf den Grund (z. B. „Reverse Charge“ oder „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“)

Zusätzlich erforderlich: Alle Daten sollten als maschinenlesbarer Text im PDF vorhanden sein, nicht nur als Grafik oder Bild. Unser 7-PDF Invoice Extractor unterstützt auch das OCR Verfahren zur Texterkennung das ist aber nicht immer zuverlässig!

Nur wenn sämtliche Pflichtfelder vollständig und plausibel enthalten sind, kann der 7-PDF Invoice Extractor ein valides ZUGFeRD-XML generieren. Wir können uns leider keine Rechnungsdaten ausdenken 😉.

Falls Ihr PDF keine maschinell lesbaren Texte enthält (z. B. bei eingescannten Rechnungen oder reinem Bild-PDF), ist eine Texterkennung (OCR) notwendig. Unser 7-PDF Invoice Extractor versucht in solchen Fällen automatisch, den Text zu erkennen. Eine OCR ist ebenfalls erforderlich, wenn wichtige Angaben (IBAN, USt-ID, Steuernummer) nur als Bild im Briefkopf enthalten sind.

Tipp: Prüfen Sie, ob Sie Text im PDF markieren und kopieren können. Falls nicht, handelt es sich um ein Bild-PDF.

Bei Lieferungen oder Leistungen an Geschäftskunden in anderen EU-Mitgliedsstaaten gilt oft das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG). In diesem Fall wird die Umsatzsteuer vom Leistungsempfänger im Zielland abgeführt.

Wichtige Anforderungen an Rechnungssteller:

• Die Rechnung darf keine deutsche Umsatzsteuer enthalten.
• Es muss ein klarer Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren enthalten sein, z. B.:
  • „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG“
  • „Reverse Charge – VAT reversed“
• Die USt-IdNr. beider Parteien muss angegeben sein (Verkäufer und Käufer).

Beispieltext auf der Rechnung:
„Reverse Charge – Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG.“

Hinweis: Bei korrekter Anwendung darf auf der Rechnung nur der Nettobetrag stehen. Die Steuerpflicht geht auf den Empfänger über.

Bei Lieferungen an Unternehmen in andere EU-Mitgliedsstaaten kann eine sogenannte innergemeinschaftliche Lieferung (IGL) gemäß § 6a UStG vorliegen. In diesem Fall ist die Lieferung unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei.

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

• Die Ware wird physisch in ein anderes EU-Land geliefert (Nachweispflicht!).
• Der Käufer ist Unternehmer in einem anderen EU-Land (Nachweis durch gültige USt-IdNr.).
• Die Rechnung enthält keine Umsatzsteuer (Netto).
• Ein klarer Hinweis auf die Steuerfreiheit gemäß § 6a UStG ist enthalten, z. B.:
  • „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 6a UStG“
  • „Tax-exempt intra-community supply“
• Beide USt-IdNrn. (Verkäufer & Käufer) müssen korrekt mit EU-Länderkürzeln angegeben sein (z. B. DE123456789, FR987654321).

Wichtig für die automatisierte XML-Erzeugung:

• Die Länder von Verkäufer und Käufer müssen unterschiedlich sein – aber beide innerhalb der EU.
• Die USt-IdNrn. müssen unterschiedliche EU-Präfixe haben (z. B. DE vs. FR).
• Der Umsatzsteuerbetrag muss 0,00 € betragen (auch bei allen Einzelpositionen).
• Ein IGL-Hinweis muss im Rechnungstext enthalten sein.

Nur wenn alle oben genannten Kriterien erfüllt sind, kann eine ZUGFeRD-konforme XML-Datei für eine innergemeinschaftliche Lieferung erzeugt werden. Andernfalls erfolgt keine automatische Auszeichnung als IGL und gegebenfalls ein Parser Fehler.

Bei bestimmten Leistungen zwischen Unternehmen in Deutschland – zum Beispiel Bauleistungen, Metalllieferungen oder Schrottlieferungen – gilt das nationale Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG. In diesem Fall schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer.

Wichtige Hinweise für Rechnungssteller:

• Die Rechnung darf keine Umsatzsteuer ausweisen.
• Sie muss einen eindeutigen Hinweis enthalten, z. B.:
  • „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG“
  • „Reverse Charge nach § 13b Umsatzsteuergesetz“
  • „Bauleistungen nach § 13b UStG“
• Die USt-IdNr. beider Parteien muss angegeben sein (Verkäufer und Käufer) laut ZUGFeRD DIN EN 16931 (sonst nicht valides XML).

Beispieltext auf der Rechnung:
„Es handelt sich um eine Bauleistung. Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG.“

Wichtig: Fehlt dieser Hinweis, ist die Rechnung formal nicht korrekt und wird vom System nicht als Reverse-Charge erkannt.

Wenn Sie als Kleinunternehmer nach §19 UStG tätig sind, muss Ihre Rechnung einen klaren Hinweis enthalten, z. B. "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen." Zusätzlich dürfen keine Mehrwertsteuerbeträge angegeben sein. Der 7-PDF Invoice Extractor erkennt diese Angabe automatisch, sofern sie maschinell lesbar im Text enthalten ist.

Wichtig: Auch Kleinunternehmer müssen eine gültige Steuernummer oder USt-IdNr. im Rechnungsdokument angeben.

Für Exporte in Nicht-EU-Länder gilt: Ihre Rechnung muss einen Hinweis enthalten, dass es sich um eine steuerfreie Ausfuhrlieferung handelt, z. B. "Steuerfreie Ausfuhrlieferung gemäß §6 UStG". Außerdem darf kein Mehrwertsteuerbetrag ausgewiesen sein. Der 7-PDF Invoice Extractor prüft diese Angaben automatisch und ordnet die Rechnung korrekt zu.

Ohne einen solchen Textvermerk wird die Steuerbefreiung nicht erkannt.

Ja, der 7-PDF Invoice Extractor unterstützt auch Rechnungen mit SEPA-Lastschrift. Dafür müssen jedoch folgende Angaben in der Rechnung enthalten sein:

• Gläubiger-ID (CreditorReferenceID)
• Mandatsreferenz (DirectDebitMandateID)
• IBAN des Zahlungspflichtigen

Fehlt eine dieser Angaben, wird automatisch auf den Zahlungsweg „Banküberweisung“ gewechselt.

Bei der Erzeugung des ZUGFeRD-XML vergleicht der 7-PDF Invoice Extractor Ihre Rechnungsbeträge mit den berechneten Werten. Stimmen die Summen (z. B. Gesamtbetrag) nicht plausibel überein, wird die Verarbeitung abgebrochen. Dies dient der Sicherheit und der Einhaltung der EN 16931.

Prüfen Sie daher immer: Nettosummen, Steuersätze, Skonti und Gesamtbeträge. Schon kleine Rundungsfehler oder falsche Rabatte können eine Ablehnung verursachen.

Grundsätzlich dürfen Rechnungspositionen keinen negativen Betrag haben. Nach EN 16931 sind Abschläge oder Nachlässe ausschließlich als Allowances im Rechnungsfuß auszuweisen, nicht als separate Minus-Position.

Eine Ausnahme bilden kaufmännische Gutschriften, bei denen die Menge negativ angegeben wird. Dabei bleiben Brutto- und Nettopreise positiv. Weitere Informationen finden Sie in der entsprechenden FAQ zur kaufmännischen Gutschrift.

Wichtig: Negative Rechnungspositionen sind nach DIN EN 16931 unzulässig. Prozentuale wie totale Abschläge oder Nachlässe dürfen nicht als Position mit negativem Betrag ausgewiesen werden.

Stattdessen müssen solche Nachlässe im Rechnungsfuß als SpecifiedTradeAllowanceCharge (Gesamtabschlag) deklariert werden.

Ein Beispiel für die Darstellung in der Rechnung:

Im XML werden diese Abschläge als Allowances auf Rechnungsebene abgebildet. Jede Position bleibt positiv, die Abschläge werden separat als Gesamtnachlass eingetragen.

Tipp: Viele Buchhaltungsprogramme stellen dafür separate Felder für Skonto oder globale Abzüge bereit.

Im ZUGFeRD-Format kann eine kaufmännische Gutschrift abgebildet werden. Sie wird technisch als Rechnung mit negativen Beträgen dargestellt. Dabei bleiben sämtliche Rechenlogiken einer normalen Rechnung unverändert erhalten.

Auf der Positionsebene werden Brutto- und Nettopreise sowie eventuelle Zu- oder Abschläge grundsätzlich als positive Werte ausgewiesen. Die Menge der Position wird hingegen negativ angegeben. Durch die Kombination aus negativem Mengenwert und positivem Nettopreis entsteht so automatisch eine negative Positionssumme. Die nachfolgende Abbildung zeigt ein Beispiel.

In der Gesamtsumme auf Dokumentebene ergeben sich dadurch konsequent die korrekten, negativen Beträge. Wichtig ist außerdem, dass im Kopfbereich der Gutschrift dieselben Zahlungsbedingungen wie bei der ursprünglichen Rechnung angegeben werden. Hierbei erscheinen ein negativer Basisbetrag des Zahlungszuschlags („BasisAmount“) sowie ein negativer Skontobetrag („ActualDiscountAmount“).

Wichtig: Damit Rabatte korrekt ins ZUGFeRD-XML übernommen werden, müssen sie eindeutig ausgewiesen sein.

Das System verarbeitet Rabatte auf Positionsebene so:

• Der ursprüngliche Netto-Einzelpreis (Listenpreis) wird als Ausgangswert eingetragen.
• Rabatte erscheinen als AppliedTradeAllowanceCharge innerhalb der Position – nicht als Minus-Position.
• Wenn der Gesamtbetrag (Menge × Preis) bereits rabattiert ist, wird der Rabatt nicht erneut abgezogen.
• Das System prüft automatisch, ob Rabatte plausibel sind. Bei Unstimmigkeiten wird eine Warnung oder Fehlermeldung erzeugt.

Beachten Sie: Negative Beträge in Positionen sind nach EN 16931 nicht zulässig. Nutzen Sie stattdessen immer die Rabattfunktion.

Tipp: Falls Sie unsicher sind, geben Sie den Netto-Listenpreis und den Rabattprozentsatz klar an. So kann das System den korrekten reduzierten Preis automatisch berechnen.

Nur wenn alle Angaben konsistent sind, wird ein valides ZUGFeRD-XML erzeugt.

Wichtig: Wenn Sie als Arzt, Heilpraktiker oder Therapeut tätig sind, können Sie gemäß §4 Nr. 14 UStG Ihre Leistungen umsatzsteuerfrei abrechnen.

Damit der 7-PDF Invoice Extractor Ihre Rechnung korrekt als steuerfreie Heilbehandlung erkennt und das ZUGFeRD XML entsprechend erzeugt, müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein:

• Verkäufer und Käufer haben ihren Sitz in Deutschland.
• Die Rechnung enthält einen klaren Hinweis auf die Steuerfreiheit, z. B.: „Umsatzsteuerfrei nach §4 Nr. 14 UStG“.
• Im Dokument darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen sein.

Das System prüft automatisch, ob alle Voraussetzungen vorliegen. Sind sie erfüllt, wird im XML:

• Ein Steuersatz von 0% deklariert.
• Der CategoryCode E gesetzt (steuerfrei).
• Ihr Hinweistext als ExemptionReason hinterlegt.

Tipp: Wenn der Steuerbefreiungshinweis fehlt oder ungenau ist, wird Ihre Rechnung nicht als steuerfreie Heilbehandlung erkannt. Achten Sie deshalb darauf, die Formulierung korrekt aufzunehmen.

Jede Rechnungsposition enthält eine Mengeneinheit. Diese wird im ZUGFeRD-XML durch einen standardisierten Unit Code nach UN/ECE dargestellt (z. B. H87 für Stück, LS für Pauschale, MIN für Minuten).

Typische Beispiele:

• H87 – Stück (Standard bei Waren)
• LS – Pauschale (z.B. Versandkosten, einmalige Dienstleistung)
• HUR – Stunde (Dienstleistungen nach Zeit)
• MTR – Meter (z.B. Kabel, Leitungen)

Das System erkennt diese Einheiten automatisch anhand der Positionszeilen. Sollte keine eindeutige Einheit erkennbar sein, wird automatisch H87 = Stück als Fallback gesetzt.

Tipp: Prüfen Sie in der Ausgabe, ob die Einheit logisch zur Menge passt (z.B. „10 Meter Kabel“ ⇒ MTR).

Wichtig: Das ZUGFeRD-Format (gemäß DIN EN 16931) erlaubt nur einen fest definierten Satz von Einheiten aus dem internationalen Standard UNECE Rec 20. Nicht alle denkbaren oder branchenspezifischen Einheiten sind zulässig. Beispielsweise werden exotische Codes wie “EA” (Each), “PK” (Pack) oder “PAR” (Pair) in ZUGFeRD nicht akzeptiert.

Manche Lieferanten geben Preise nicht pro Stück an, sondern z. B. „pro 100 Stück“ oder „pro 1.000 Stück“. Das führt leicht zu scheinbar falschen Einzelpreisen.

Beispiel aus der Rechnung:

In diesem Fall teilt das System den angegebenen Preis automatisch durch 100, sodass der unit_price korrekt auf 0,0813 € je Stück gesetzt wird. Nur so stimmt die spätere Rechnungsprüfung.

Merksatz: Wenn Sie Preisabweichungen sehen, prüfen Sie, ob „pro 100 Stück“ oder „pro 1.000 Stück“ angegeben ist – dann wird der Einzelpreis rechnerisch angepasst.

Ja. Wenn Sie Zeit- oder Dienstleistungseinheiten fakturieren (z. B. Arbeitsstunden), sollten Sie in Ihrer Rechnung klar angeben:

• Menge (z.B. 3 Stunden)
• Einheit (z.B. Stunde – HUR)
• Einzelpreis

Das System ordnet dann automatisch die passende Einheit zu und berechnet den korrekten Gesamtpreis.

Beispiel:

Tipp: Prüfen Sie bei Zeitangaben immer, dass die Mengenangabe und die Einheit konsistent sind.

Pauschalbeträge wie Versand, Porto, Verpackung oder einmalige Dienstleistungen werden in der ZUGFeRD-Rechnung immer als eigene Positionen mit der Einheit LS (Pauschale) abgebildet.

Beispielrechnung:

Daraus erzeugt das System zwei Positionen:

• Position 1: Waren (H87 – Stück)
• Position 2: Versandkosten (LS – Pauschale)

Tipp: Bitte geben Sie Versandkosten immer explizit in der Rechnung an. Nur so können sie korrekt ausgewiesen und geprüft werden.

Viele Lieferanten weisen zusätzliche Zuschläge (z. B. Kupferzuschlag, Rohstoffzuschlag, Energiezuschlag) direkt unter den Hauptpositionen aus. Diese Zuschläge werden im ZUGFeRD-XML automatisch als separate surcharges-Einträge zugeordnet.

Beispiel:

Im Ergebnis wird für diese Position ein Zuschlag mit Typ und Betrag dokumentiert. So bleibt die Rechnung transparent und maschinenlesbar.

Merksatz: Zuschläge sind nie eigenständige Positionen, sondern gehören immer direkt zu einer Hauptposition.

Manche Rechnungen enthalten kostenlose Beigaben wie Kataloge, Werbematerial oder Musterartikel. Diese Positionen werden mit dem Preis 0,00 € geführt.

Wichtig: Auch wenn der Betrag 0,00 € ist, muss ein Umsatzsteuersatz angegeben werden. Wenn kein anderer Steuersatz erkennbar ist, wird der Steuersatz der Gesamtrechnung (z. B. 19 % in Deutschland) übernommen.

Beispielposition:
Katalog – Menge: 1 – Einheit: Stück – Einzelpreis: 0,00 € – USt: 19 %

Tipp: Listen Sie kostenlose Artikel immer separat auf, um spätere Rückfragen zu vermeiden.

Manche Rechnungen weisen einen Rabatt explizit mit dem Hinweis „inkl. 25 % Rabatt“ aus. Das bedeutet, der Preis wurde bereits rabattiert.

Beispiel:

In diesem Fall wird kein zusätzlicher Rabattwert mehr eingetragen. Der Einzelpreis bleibt wie angegeben, der Rabatt-Prozentsatz wird mit 0,0 % geführt.

Tipp: Prüfen Sie vor dem Eintrag, ob der Rabatt schon eingerechnet wurde.

Landwirte und forstwirtschaftliche Betriebe dürfen nach § 24 UStG die sogenannte Durchschnittssatzbesteuerung anwenden. Sie regelt, dass anstelle regulärer Umsatzsteuersätze ein pauschalierter Durchschnittssatz für die Umsatzsteuerberechnung gilt.

Wichtige Änderung ab 2025:
Laut Unterrichtung der Bundesregierung (Drucksache 20/11920, hib-Nr. 460/2024) beträgt der Durchschnittssteuersatz für landwirtschaftliche Lieferungen ab dem 01.01.2025 7,8 % (vorher 9,0 %).

Beispiel einer landwirtschaftlichen Rechnung (fiktive Werte):

Nettobetrag: 271,00 €
7,8 % MwSt.: 21,14 €
Gesamtbetrag: 292,14 €

Bei der Verarbeitung mit dem 7-PDF Invoice Extractor gilt:

• Der Steuersatz muss korrekt im PDF-Rechnungstext stehen (z. B. „7,8 % MwSt.“).
• Das ZUGFeRD-XML übernimmt diesen Wert automatisch aus dem erkannten Rechnungsinhalt.
• Fehlt der Steuersatz im PDF oder ist unklar, wird das XML unvollständig oder fehlerhaft.

Wichtig: Bitte prüfen Sie vor der Konvertierung in ZUGFeRD sorgfältig, dass die ausgewiesene Umsatzsteuer und alle Pflichtangaben vollständig und plausibel sind.

Hinweis: Die Durchschnittssatzbesteuerung darf nur angewendet werden, wenn Ihr Betrieb die Voraussetzungen nach § 24 UStG erfüllt. Im Zweifel empfehlen wir, Ihren Steuerberater einzubeziehen.