ZUGFeRD mit LibreOffice – E-Rechnungen kontrolliert erstellen – erst testen, dann anfragen

Mit LibreOffice Writer oder Calc und dem 7-PDF Printer Professional können geeignete, maschinenlesbare Rechnungsdokumente aus LibreOffice als Ausgangspunkt für einen kontrollierten PDF/ZUGFeRD-Workflow genutzt werden.

🔧 So funktioniert’s

Erstellen Sie Ihre Rechnung wie gewohnt in LibreOffice – egal ob Writer oder Calc. Sobald Sie die dafür notwendigen Einrichtungsschritte durchgeführt haben und Ihre Rechnung mit dem 7-PDF Printer Professional als PDF ausgeben, kann KI-gestützt ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter ZUGFeRD-XML vorbereitet werden. Das Ergebnis ist anschließend manuell zu prüfen.

Die XML-Daten im ZUGFeRD-Format werden dabei durch den KI-gestützten Dienst 7-PDF Invoice Extractor erzeugt. Die KI-Funktion ist in 7-PDF Attach Extract and Remove integriert. Das Tool kann das erzeugte ZUGFeRD-XML anschließend an die zuvor gedruckte PDF/A-Rechnung anhängen. Der Ablauf kann technisch unterstützt werden, bleibt aber prüfpflichtig und ist nicht für unbeaufsichtigte Massenverarbeitung vorgesehen.

💡 Schritt-für-Schritt-Anleitung

• 📂 Öffnen Sie Ihre LibreOffice-Rechnung in Writer oder Calc
• 🖨 Drucken Sie über den 7-PDF Printer Professional mit aktivierter Option „Invoice Extractor“; diese muss zuvor kurz eingerichtet werden
• 🤖 Die KI analysiert geeignete Rechnungsdaten und erzeugt ein prüfpflichtiges XML im ZUGFeRD-Format
• 📄 Die XML wird als factur-x.xml in das PDF eingebettet (PDF/A-3)
• ✅ Optional: Prüfen Sie das Ergebnis zusätzlich technisch mit dem 7-PDF E-Rechnung Validator

Was kostet der Einstieg?

Mit den Demoversionen, die Sie direkt bei der Einrichtung der Lösung herunterladen können, lässt sich der Workflow zunächst mit eigenen Rechnungen testen. So können Sie prüfen, ob Ihre LibreOffice-Rechnungen für die KI-gestützte Verarbeitung geeignet sind.

Weitere Informationen zum Preismodell für diesen KI-gestützten ZUGFeRD-Workflow sowie Hintergrundinformationen zur Lösung finden Sie auf unserer FAQ-Seite. Dort erläutern wir die benötigten Komponenten, Lizenzen und Voraussetzungen. Bitte prüfen Sie diese Informationen vor einer Anfrage sorgfältig.

Der Workflow basiert im Wesentlichen auf der Nutzung von 7-PDF Printer Professional und 7-PDF Attach Extract and Remove. Die enthaltenen Testmöglichkeiten sind für erste Eignungstests vorgesehen. Für eine weitergehende Nutzung ist ein API-Token erforderlich, der nur nach Test, Anfrage, Prüfung und Verfügbarkeit bereitgestellt werden kann.

🌐 Alternative: ZUGFeRD Online Portal

Sie möchten keine eigene Softwareinstallation für den Workflow einrichten? Geeignete PDF-Rechnungen können alternativ auch über unser ZUGFeRD Online Portal verarbeitet werden:

• 💻 LibreOffice-Rechnung als geeignete PDF-Datei exportieren
• 🔼 PDF hochladen
• 💾 PDF/ZUGFeRD-Datei mit eingebettetem XML herunterladen und anschließend prüfen

👉 Für die Nutzung benötigen Sie einen freigeschalteten 🔐 API-Token für unseren KI-gestützten Rechnungsdaten-Extractor. API-Token-Pakete sind nur nach vorherigem Test, Anfrage, Prüfung und Verfügbarkeit erhältlich.

✅ DSGVO-orientierte Verarbeitung
📲 Browserbasierte Verarbeitung geeigneter PDF-Rechnungen, auch auf mobilen Geräten
🇩🇪 Deutscher Serverstandort
🔐 SSL-verschlüsselte Übertragung
❌ Rechnungsdaten werden nicht dauerhaft gespeichert

🎬 Video zum ZUGFeRD Online Portal

🎯 Fazit

Mit LibreOffice, 7-PDF Printer und dem Invoice Extractor können geeignete, maschinenlesbare LibreOffice-Rechnungen in einem kontrollierten Workflow zu prüfpflichtigen PDF/ZUGFeRD-E-Rechnungen vorbereitet werden. Der Workflow eignet sich für Anwender, die kleine manuelle Rechnungsläufe zunächst testen und die erzeugten Ergebnisse vor Weitergabe sorgfältig prüfen möchten.

Mehr erfahren auf der Produktseite unseres PDF Druckers…