ZUGFeRD mit Excel – E-Rechnungen kontrolliert erstellen – erst testen, dann anfragen

📥 Anleitung öffnen – ZUGFeRD mit Excel nutzen und E-Rechnungen kontrolliert vorbereiten

ZUGFeRD mit Excel kann für Anwender interessant sein, die bestehende Excel-Rechnungen als Ausgangspunkt für einen kontrollierten PDF/ZUGFeRD-Workflow nutzen möchten. Mit 7-PDF Printer Professional und dem KI-gestützten Dienst 7-PDF Invoice Extractor können geeignete, maschinenlesbare Excel-Rechnungen per PDF-Druck vorbereitet und anschließend in eine prüfpflichtige PDF/ZUGFeRD-E-Rechnung überführt werden.

Das für den Workflow benötigte PDF/A-3b kann über 7-PDF Printer erzeugt werden. Nach der PDF/A-Erstellung kann der PDF-Drucker den KI-gestützten Verarbeitungsschritt über 7-PDF Attach Extract and Remove (CLI) anstoßen. Die KI-Funktion ist in diesem Tool sowohl über GUI als auch über CommandLine nutzbar.

Durch den kontrollierten PDF-Druck kann ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei im ZUGFeRD Format vorbereitet werden. Rechnungsdaten werden mit KI-gestützter Analyse aus geeigneten Dokumenten erkannt und müssen anschließend fachlich, formal und technisch geprüft werden.

Wichtig: Diese Lösung ersetzt keine native Faktura-, Buchhaltungs- oder ERP-Software mit eigener E-Rechnungserstellung. Sie ist für kontrollierte manuelle Rechnungsläufe mit anschließender Prüfung vorgesehen.

🎁 Erst im Trial testen: Die Testversion enthält 10 kostenfreie Verarbeitungen für einen ersten Eignungstest mit eigenen Excel-Rechnungen beziehungsweise PDF-Rechnungen. Ein API-Token/Abo ist anschließend nur nach Anfrage, Prüfung und Verfügbarkeit erhältlich.

Weitere Details zu den benötigten Komponenten, Lizenzen, API-Token und Voraussetzungen finden Sie in unserer FAQ. Bitte lesen Sie diese Hinweise vor einer Anfrage vollständig durch.

💡 Schritt-für-Schritt Anleitung

Die Einrichtungsschritte und Setup-Downloads finden Sie hier:

👉 Kurzanleitung - ZUGFeRD4Excel einrichten

• 🖨 Einrichtung des PDF/ZUGFeRD-Drucks mit OptionSet „Invoice Extractor“

  👉 über 7-PDF Printer (siehe Kurzanleitung - ZUGFeRD4Excel einrichten)

• 📂 Excel-Rechnung öffnen oder unsere Demorechnung als Beispiel verwenden
• 🤖 KI-gestützte Analyse geeigneter Rechnungsdaten – ohne zusätzliche Makros oder VBScript-Anpassungen in der Excel-Datei
• 📄 Erzeugung eines PDF/A-3 mit eingebettetem XML auf Basis geeigneter Ausgangsdaten
• ✅ Erzeugte Datei anschließend prüfen – optional zusätzlich mit dem 7-PDF E-Rechnung Validator

🌐 Alternative: ZUGFeRD Online Portal

Alternative Nutzung: Geeignete PDF-Rechnungen können auch browserbasiert verarbeitet werden. Nutzen Sie unser ZUGFeRD Online Portal unter https://konverter.zugferd-rechnungen.de

• 📄 Excel- oder Word-Rechnung als PDF speichern
• 🔼 PDF hochladen – KI-gestützt in eine prüfpflichtige PDF/ZUGFeRD-E-Rechnung umwandeln
• 💾 PDF mit eingebettetem XML herunterladen und anschließend prüfen

Für die Nutzung benötigen Sie einen freigeschalteten 🔐 API-Token für unseren KI-gestützten Rechnungsdaten-Extractor (7-PDF Invoice Extractor). Die API-Token-Pakete sind nur nach vorherigem Test, Anfrage, Prüfung und Verfügbarkeit erhältlich.

✅ DSGVO-orientierte Verarbeitung
🌐 Browserbasierte Verarbeitung geeigneter PDF-Rechnungen
📲 Betriebssystemunabhängig nutzbar, auch auf Tablet, Smartphone & Co.
🇩🇪 Deutscher Serverstandort
🔐 SSL-verschlüsselte Datenübertragung
👨‍💻 Wir speichern Rechnungsdaten nicht dauerhaft

🎬 Video zum ZUGFeRD Online Portal

🎯 Fazit

ZUGFeRD mit Excel kann ein kontrollierter Weg sein, um geeignete, maschinenlesbare Excel-Rechnungen in prüfpflichtige PDF/ZUGFeRD-E-Rechnungen zu überführen. Vor produktiver Nutzung sollten eigene Rechnungen im Trial getestet und alle erzeugten Ergebnisse sorgfältig geprüft werden.