E-Rechnung mit Word – PDF/ZUGFeRD-Rechnungen nach Prüfung drucken – erst testen, dann anfragen

📥 Anleitung öffnen – E-Rechnung mit Word kontrolliert erstellen

Mit dem 7-PDF Invoice Extractor kann ein kontrollierter Workflow zur Erstellung prüfpflichtiger PDF/ZUGFeRD-E-Rechnungen aus Microsoft Word umgesetzt werden. Schreiben Sie Ihre Rechnung wie gewohnt, erzeugen Sie daraus eine PDF-Datei und prüfen Sie anschließend, ob die KI-gestützte Umwandlung in ein PDF/A-3 mit eingebettetem ZUGFeRD-XML für Ihre Dokumente geeignet ist.

Die erzeugten ZUGFeRD-Daten müssen vor der Weitergabe immer manuell geprüft werden. Die Lösung richtet sich an Anwender, die geeignete, maschinenlesbare Word-Rechnungen kontrolliert in PDF/ZUGFeRD-E-Rechnungen überführen möchten.

💡 Schritt für Schritt zur E-Rechnung aus Word

• 📝 Word-Rechnung erstellen – mit klar erkennbaren Rechnungsdaten wie Rechnungssteller, Empfänger, Beträgen, Steuerangaben und Zahlungsdaten.
• 🖨 Per PDF-Druck exportieren – mit dem OptionSet „7-PDF Invoice Extractor“ im 7-PDF Printer.
• 🤖 KI unterstützt die Erkennung geeigneter Inhalte – auf Basis der erzeugten PDF-Rechnung.
• 📄 PDF/A-3 mit eingebettetem ZUGFeRD-XML kann erzeugt werden, sofern die Ausgangsdaten geeignet sind.
• ✅ Optional: Validierung mit dem 7-PDF E-Rechnung Validator.

Wichtig: Die Lösung ersetzt keine Buchhaltungs-, Faktura- oder ERP-Software mit nativer E-Rechnungserstellung. Sie ist für kontrollierte, manuelle Rechnungsläufe gedacht und setzt voraus, dass jede erzeugte PDF/ZUGFeRD-E-Rechnung vor Weitergabe fachlich und formal geprüft wird.

🎁 Erst im Trial testen: Die Testversion enthält 10 kostenfreie Verarbeitungen für einen ersten Eignungstest mit eigenen Rechnungen. Ein API-Token/Abo ist anschließend nur nach Anfrage, Prüfung und Verfügbarkeit erhältlich.

Weitere Details zu den benötigten Komponenten, Lizenzen, API-Token und Voraussetzungen finden Sie in unserer FAQ. Bitte lesen Sie diese Hinweise vor einer Anfrage vollständig durch.

👉 Zur ausführlichen Anleitung:
Word zu ZUGFeRD – Anleitung & Einstieg

🖨️ Druckworkflow oder direkte PDF-Verarbeitung?

💡 Falls Sie keinen Druckworkflow benötigen und bereits eine PDF-Rechnung vorliegt: In diesem Fall kann 7-PDF Attach Extract and Remove auch zur direkten Verarbeitung geeigneter PDF-Rechnungen mit dem 🤖 7-PDF Invoice Extractor genutzt werden. Auch hierbei gilt: Die PDF muss geeignet und maschinenlesbar sein, ein API-Token ist nur nach Test, Anfrage und Verfügbarkeit erhältlich, und die erzeugten ZUGFeRD-Daten müssen anschließend formal und inhaltlich geprüft werden. Die Verarbeitung erfolgt über SSL-verschlüsselte Übertragung auf in Deutschland gehosteten Servern; Rechnungsdaten werden im Rahmen der Verarbeitung nicht dauerhaft gespeichert.

💡 WICHTIG: Für die eindeutige Erkennung der Belegart in der E-Rechnung muss der exakte Begriff „Rechnung“ bzw. „Schlussrechnung“ oder „Gutschrift“ – idealerweise am Dokumentanfang – klar und sichtbar in den Rechnungsdaten stehen. Bezeichnungen wie „Honorarabrechnung“, „Kostennote“, „Beratungsleistungen“ o. Ä. können dazu führen, dass das Dokument nicht korrekt als Rechnung verarbeitet wird.

🌐 Alternative: ZUGFeRD Online Portal

Alternative Nutzung: Geeignete PDF-Rechnungen können auch browserbasiert verarbeitet werden. Nutzen Sie unser ZUGFeRD Online Portal unter https://konverter.zugferd-rechnungen.de

• 📄 Excel- oder Word-Rechnung als PDF speichern
• 🔼 PDF hochladen – KI-gestützt in eine prüfpflichtige PDF/ZUGFeRD-E-Rechnung umwandeln
• 💾 PDF mit eingebettetem XML herunterladen und anschließend prüfen

Für die Nutzung benötigen Sie einen freigeschalteten 🔐 API-Token für unseren KI-gestützten Rechnungsdaten-Extractor (7-PDF Invoice Extractor). Die API-Token-Pakete sind nur nach vorherigem Test, Anfrage, Prüfung und Verfügbarkeit erhältlich.

✅ DSGVO-orientierte Verarbeitung
🌐 Browserbasierte Verarbeitung geeigneter PDF-Rechnungen
📲 Betriebssystemunabhängig nutzbar, auch auf Tablet, Smartphone & Co.
🇩🇪 Deutscher Serverstandort
🔐 SSL-verschlüsselte Datenübertragung
👨‍💻 Wir speichern Rechnungsdaten nicht dauerhaft

🎬 Video zum ZUGFeRD Online Portal

🎯 Fazit

Mit dem 7-PDF Invoice Extractor können geeignete, maschinenlesbare Rechnungen aus Word für einen prüfpflichtigen PDF/ZUGFeRD-Workflow vorbereitet werden – ohne manuelle XML-Erstellung. Die Lösung richtet sich vor allem an kleine Unternehmen mit kontrollierten manuellen Rechnungsläufen. Jede erzeugte E-Rechnung muss vor der Weitergabe visuell, fachlich, inhaltlich, formal und technisch geprüft werden.