E-Rechnung mit Excel – Erstellen für ZUGFeRD – erst testen, dann anfragen

📥 Anleitung öffnen – E-Rechnung mit Excel kontrolliert erstellen (ZUGFeRD)

ZUGFeRD4Excel beschreibt einen kontrollierten Druckworkflow zur Erzeugung von PDF/ZUGFeRD-E-Rechnungen aus Microsoft Excel, Word oder anderen Office-Programmen.

Statt Makros oder spezieller Excel-Vorlagen nutzen Sie den 7-PDF Printer Professional kombiniert mit dem 7-PDF Invoice Extractor. Über den PDF-Druck wird ein PDF/A-3b erzeugt, das anschließend KI-gestützt in eine prüfpflichtige PDF/ZUGFeRD-E-Rechnung mit eingebettetem XML überführt werden kann.

Wichtig: Dieser Workflow setzt geeignete, maschinenlesbare Rechnungsdokumente voraus. Die erzeugten ZUGFeRD-Daten müssen vor Weitergabe immer manuell geprüft werden.

💡 Schritt für Schritt: kontrollierter Ablauf

• 📂 Excel-Vorlage oder eigene Rechnung öffnen – z. B. mit unserer Demorechnung.
• 🖨 Rechnung über 7-PDF Printer drucken – OptionSet „Invoice Extractor“ auswählen.
• 🤖 KI-gestützte Erkennung geeigneter Rechnungsdaten – mit anschließender manueller Prüfung.
• 📄 PDF/A-3 mit eingebettetem ZUGFeRD-XML wird erzeugt – ohne Makros.
• ✅ Optional: Prüfung mit dem 7-PDF E-Rechnung Validator.

🎁 Erst im Trial testen: Die Testversion enthält 10 kostenfreie Verarbeitungen für einen ersten Eignungstest mit eigenen Rechnungen. Ein API-Token/Abo ist anschließend nur nach Anfrage, Prüfung und Verfügbarkeit erhältlich.

Weitere Details zu den benötigten Komponenten, Lizenzen, API-Token und Voraussetzungen finden Sie in unserer FAQ. Bitte lesen Sie diese Hinweise vor einer Anfrage vollständig durch.

Die ausführliche Anleitung mit Screenshots, Setup-Downloads und Beispielrechnung finden Sie auf unserer Übersichtsseite:

👉 ZUGFeRD4Excel – Anleitung & Einstieg

💡 Falls Sie keinen Druckworkflow benötigen und bereits eine PDF-Rechnung vorliegt: In diesem Fall kann 7-PDF Attach Extract and Remove auch zur direkten Verarbeitung geeigneter PDF-Rechnungen genutzt werden. Auch hier gilt: Trialtest, API-Token-Freigabe und manuelle Prüfung der erzeugten PDF/ZUGFeRD-E-Rechnung sind erforderlich.

💡 WICHTIG: Für die eindeutige Erkennung der Belegart in der E-Rechnung muss der exakte Begriff „Rechnung“ bzw. „Schlussrechnung“ oder „Gutschrift“ – idealerweise am Dokumentanfang – klar und sichtbar in den Rechnungsdaten stehen. Bezeichnungen wie „Honorarabrechnung“, „Kostennote“, „Beratungsleistungen“ o. Ä. können dazu führen, dass das Dokument nicht korrekt als Rechnung verarbeitet wird.

🌐 Alternative: ZUGFeRD Online Portal

Alternative Nutzung: Geeignete PDF-Rechnungen können auch browserbasiert verarbeitet werden. Nutzen Sie unser ZUGFeRD Online Portal unter https://konverter.zugferd-rechnungen.de

• 📄 Excel- oder Word-Rechnung als PDF speichern
• 🔼 PDF hochladen – KI-gestützt in eine prüfpflichtige PDF/ZUGFeRD-E-Rechnung umwandeln
• 💾 PDF mit eingebettetem XML herunterladen und anschließend prüfen

Für die Nutzung benötigen Sie einen freigeschalteten 🔐 API-Token für unseren KI-gestützten Rechnungsdaten-Extractor (7-PDF Invoice Extractor). Die API-Token-Pakete sind nur nach vorherigem Test, Anfrage, Prüfung und Verfügbarkeit erhältlich.

✅ DSGVO-orientierte Verarbeitung
🌐 Browserbasierte Verarbeitung geeigneter PDF-Rechnungen
📲 Betriebssystemunabhängig nutzbar, auch auf Tablet, Smartphone & Co.
🇩🇪 Deutscher Serverstandort
🔐 SSL-verschlüsselte Datenübertragung
👨‍💻 Wir speichern Rechnungsdaten nicht dauerhaft

🎬 Video zum ZUGFeRD Online Portal

🎯 Fazit

Mit ZUGFeRD4Excel erstellen Sie schnell und ohne Zusatzsoftware eine prüfpflichtige E-Rechnung im PDF ZUGFeRD Format – ganz gleich ob Sie Excel, Word oder ein anderes Office-Tool nutzen. Kein Makro, keine Programmierung – PDF drucken, Ergebnis prüfen und erst danach weitergeben.